Hoppa till innehållet
Boka ett möte

Fakturpåminnelser

Betalningspåminnelser utan att skada relationer

Försenade fakturor beror sällan på ovilja, oftast på förbiseenden. Systemet bevakar förfallodatum och skickar en artig påminnelse. Mer krävande ärenden lämnas vidare till en person i ert team.

Få en offert för projektetSe hur det fungerar

I praktiken

Försenade betalningar börjar med tystnad

En påminnelse om förfallodatum är inte inkasso, utan en del av kundservicen. Så formulerar vi dem.

Ton, frekvens och tidpunkt för kontakten bestämmer ni, inte en algoritm. Ni avgör hur många dagar efter förfallodatum det första meddelandet skickas, hur många som får skickas totalt och efter vilket steg ärendet slutar hanteras automatiskt.

Varje kund har en direkt väg till en människa: namn och telefonnummer till den person som svarar. Där avtalas delbetalningar eller anmäls fel i fakturan.

I våra implementationer är den största förändringen inte summan av återvunna PLN. Skillnaden är att ingen på företaget längre behöver gå igenom saldon på morgonen och ladda upp inför obekväma samtal.

  • Hur det fungerar

    Systemet läser av förfallodatum från utfärdade fakturor och strukturerar kontakten i en fast rytm: som standard en avisering före förfallodagen och 2–4 påminnelser efteråt. Antal, innehåll och intervall justerar ni i inställningarna. Efter den sista påminnelsen tar en person i ert team över ärendet.

  • Vad den integreras med

    Vi kopplar upp oss mot det som redan fungerar: faktureringsprogram, företagse-post, SMS-gateway och saldorapport. En bokförd betalning tar samma dag bort ärendet från listan, så ingen får en påminnelse för en redan betald faktura.

  • Vem som bestämmer

    Innehållet i mallarna godkänns av en person i ert team, och ärenden över en viss beloppsgräns eller ett visst antal dagar går dit innan något skickas. I loggen sparas full spårbarhet: till vem, när och på vilka grunder meddelandet skickades.

Problem

Vem bevakar era förfallna fakturor?

HEXARTs lösning

Reskontrakalendern sköts av systemet, men dialogen om skulden sköts av en människa. Hur många påminnelser som skickas och när ärendet slutar vara automatiskt bestämmer ni vid implementationen. Tvister och delbetalningar hanteras av ekonomiavdelningen.

Låt oss diskutera era betalningsvillkor

Frågor och svar

Vanliga frågor

Hur många betalningspåminnelser skickar systemet?

Som standard en avisering före förfallodatum och därefter 2–4 påminnelser. Antalet påminnelser, innehåll och intervall ändrar ni i inställningarna. Efter den sista påminnelsen slutar systemet skicka och lämnar över ärendet till en person i ert team.

Är detta inkasso?

Nej. En påminnelse om förfallodatum är en del av kundservicen, och så formulerar vi den. Svårare samtal, tvister och delbetalningsplaner tas över av ekonomiavdelningen, och varje kund har alltid en direkt kontaktväg till en människa: namn och nummer till den som svarar.

Kommer kunden att få en påminnelse för en faktura som redan är betald?

Nej. Vi integrerar med faktureringsprogram, företagse-post, SMS-gateway och saldorapport, och en bokförd betalning tar samma dag bort ärendet från listan.

Vem godkänner meddelandenas innehåll?

Mallarna godkänns av en person i ert team. Ärenden över ett fastställt belopp eller antal dagar går till personen innan något skickas. Registret sparar full historik: till vem, när och på vilka grunder meddelandet skickades.

Förutsättningslöst samtal

Boka workshop med Paul

Trettio minuter eller en full workshop, välj själv. Boka tid direkt i kalendern, bekräftelsen kommer omedelbart.

Boka ett möteFöredrar ni att ringa? +48 662 016 430

Paul Lazniak

Grundare av HEXART

Kontakt

Diskutera ert projekt

Vi visar en fungerande lösning innan vi börjar prata om den. Berätta vad ni behöver: film, XR-värld, AI-system eller varumärkesidentitet.

Skriv eller ring

Några meningar räcker: vad som ska skapas, till när och för vem.

E-post
biuro@hexart.pl
Telefon
+48 662 016 430
Adress
Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia
Skicka e-postRing

Implementeringskatalog

Relaterade system och verktyg

Se hela katalogen

  • Prisoptimering för e-handel

    Systemet beräknar priset utifrån era kostnader, målmarginal och försäljningstakt för artikeln, inte utifrån konkurrentens priser i en lista. Omräkningen sker minst en gång per dygn vid angiven tidpunkt. Prisintervall och godkännandegränser bestäms av ert team.

  • Automatisering av säljprocessen

    Förfrågningar kommer in via formulär, e-post och telefon, och svaret skickas först när någon får tid över. Vi samlar allt i ett flöde: systemet strukturerar ärenden och förbereder utkast, säljaren godkänner och skickar.

  • SEO-innehållsgenerator för bloggen

    Kunskapen som säljer finns i era medarbetares huvuden, inte på bloggen, eftersom ingen har en halv dag över för att skriva en text. Vi samlar in kunskapen en gång, sedan sätter systemet ihop utkast optimerade för specifika sökord.

  • AI-avtalsanalys före signering

    Ett avtal på 40 sidor innehåller vanligtvis 5 klausuler med verkliga risker. Systemet identifierar dem och visar paragrafnummer direkt, så att juristen eller ansvarig person kan fokusera på det som är viktigt.

  • Automatisering av rekrytering och ansökningar

    Hundra ansökningar till en annons handlar inte om bedömningsproblem, utan om struktur. Systemet samlar dem på ett ställe, strukturerar alla CV:n enhetligt och ser till att ingen väntar på svar i evighet.