Przypomnienia o fakturach
Przypomnienia o płatnościach bez psucia relacji
Faktura po terminie rzadko wynika ze złej woli, częściej z przeoczenia. System pilnuje kalendarza należności i wysyła uprzejme przypomnienie, a trudniejszą rozmowę oddaje osobie z Waszego zespołu.
W praktyce
Zator zaczyna się od ciszy
Przypomnienie o terminie to nie windykacja, tylko element obsługi klienta. Tak je piszemy.
Ton, częstotliwość i moment kontaktu ustalacie Wy, a nie algorytm. Wy decydujecie, ile dni po terminie idzie pierwsza wiadomość, ile ich może być łącznie i po którym kroku sprawa przestaje być automatyczna.
Każdy kontrahent ma jedną drogę do człowieka: imię i numer osoby, która odbierze telefon. Tam umawia się raty albo zgłasza błąd w fakturze.
W naszych wdrożeniach największą zmianą nie jest liczba odzyskanych złotówek. Zmienia się to, że nikt w firmie nie musi już rano przeglądać sald i zbierać się w sobie przed dzwonieniem.
Jak działa
System czyta terminy z wystawionych faktur i układa kontakt w ustalonym rytmie: domyślnie sygnał przed terminem i 2–4 monity po nim. Liczbę, treść i odstępy zmieniacie w ustawieniach. Po ostatnim monicie sprawę przejmuje osoba z Waszego zespołu.
Z czym się łączy
Podpinamy się do tego, co już działa: programu do faktur, poczty firmowej, bramki SMS i arkusza z saldami. Zaksięgowana wpłata tego samego dnia zdejmuje sprawę z listy, więc nikt nie dostaje monitu o rachunek, który już opłacił.
Kto decyduje
Treść szablonów zatwierdza osoba z Waszego zespołu, a sprawa powyżej ustalonego progu kwoty lub liczby dni trafia do niej, zanim cokolwiek wyjdzie. W rejestrze zostaje ślad: do kogo, kiedy i na jakiej podstawie poszła wiadomość.
Problem
Kto u Was pilnuje przeterminowanych faktur?
Rozwiązanie HEXART
Kalendarz należności prowadzi system, a rozmowę o zaległości prowadzi człowiek. Ile przypomnień wychodzi i po którym z nich sprawa przestaje być automatyczna, ustalacie przy wdrożeniu. Spory i raty przejmuje księgowość.
Porozmawiajmy o Waszych terminach płatnościPytania i odpowiedzi
Najczęstsze pytania
Ile przypomnień o płatności wysyła system?
Domyślnie sygnał przed terminem i po nim 2–4 monity. Liczbę monitów, ich treść i odstępy między nimi zmieniacie w ustawieniach, a po ostatnim system przestaje wysyłać i zostawia sprawę osobie z Waszego zespołu.
Czy to jest windykacja?
Nie. Przypomnienie o terminie to element obsługi klienta i tak je piszemy. Trudniejszą rozmowę, spory i ustalanie rat przejmuje księgowość, a każdy kontrahent ma jedną ścieżkę wyjścia do człowieka: imię i numer osoby, która odbierze telefon.
Czy klient dostanie monit o fakturę, którą już opłacił?
Nie. Podpinamy się do programu do faktur, poczty firmowej, bramki SMS i arkusza z saldami, a zaksięgowana wpłata tego samego dnia zdejmuje sprawę z listy.
Kto zatwierdza treść wiadomości?
Szablony zatwierdza osoba z Waszego zespołu, a sprawa powyżej ustalonego progu kwoty lub liczby dni trafia do niej, zanim cokolwiek wyjdzie. W rejestrze zostaje ślad: do kogo, kiedy i na jakiej podstawie poszła wiadomość.
Rozmowa bez zobowiązań
Umów warsztat z Paulem
Trzydzieści minut albo pełny warsztat, sam wybierz. Termin rezerwujesz w kalendarzu, potwierdzenie przychodzi od razu.
Paul Lazniak
Założyciel HEXART
- Spotkanie zawsze z tą samą osobą
- 30 min · 90 min · 15 min
- biuro@hexart.pl
- +48 662 016 430
Kontakt
Porozmawiajmy o Waszym projekcie
Pokażemy działającą rzecz, zanim zaczniemy o niej opowiadać. Napisz, czego potrzebujecie: film, świat XR, system AI albo identyfikację marki.
Napisz albo zadzwoń
Kilka zdań wystarczy: co ma powstać, na kiedy i dla kogo.
- biuro@hexart.pl
- Telefon
- +48 662 016 430
- Adres
- Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia