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Rappels de factures

Relances de paiement sans détériorer vos relations

Une facture en retard résulte rarement d'une mauvaise foi, le plus souvent d'un oubli. Le système surveille l'échéancier des créances et envoie un rappel courtois, puis confie les échanges complexes à un membre de votre équipe.

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En pratique

Les impayés commencent par le silence

Un rappel d'échéance n'est pas un recouvrement, mais un élément du service client. C'est ainsi que nous le rédigeons.

Vous définissez le ton, la fréquence et le moment du contact, pas l'algorithme. Vous choisissez le nombre de jours de retard avant le premier message, le nombre total d'envois et l'étape où le dossier quitte l'automatisation.

Chaque client dispose d'un accès direct à un interlocuteur: le nom et le numéro de la personne qui répondra. C'est là que se négocient les échéanciers ou que se signalent les erreurs de facturation.

Dans nos déploiements, le plus grand changement ne réside pas dans les montants récupérés. Il tient au fait que plus personne dans l'entreprise n'a besoin de vérifier les soldes chaque matin ni d'appréhender les appels de relance.

  • Fonctionnement

    Le système lit les dates d'échéance sur les factures émises et planifie les contacts selon un calendrier précis: par défaut, une notification avant l'échéance, puis 2–4 relances après. Vous modifiez le volume, le texte et les intervalles dans les paramètres. Après l'ultime relance, un collaborateur prend le relais.

  • Intégrations

    Nous nous intégrons à vos outils existants: logiciel de facturation, messagerie professionnelle, passerelle SMS et feuille de suivi des soldes. Un paiement comptabilisé retire le dossier le jour même: aucun client ne reçoit de relance pour une facture déjà réglée.

  • Contrôle

    Un membre de votre équipe valide les modèles. Tout dossier dépassant un seuil de montant ou de jours lui est soumis avant tout envoi. Le registre conserve l'historique: destinataire, date et motif de chaque message.

Problème

Qui suit vos factures en souffrance?

Solution HEXART

Le système gère le calendrier des créances, l'humain mène les échanges sur les retards. Vous fixez lors du déploiement le nombre de relances et le seuil de sortie du mode automatique. La comptabilité prend en charge les litiges et les échéanciers.

Échangeons sur vos délais de paiement

Questions et réponses

Questions fréquentes

Combien de rappels de paiement le système envoie-t-il?

Par défaut, un avis avant l'échéance suivi de 2–4 relances. Vous modifiez leur nombre, leur contenu et leurs intervalles dans les paramètres. Après la dernière relance, le système s'arrête et transmet le dossier à votre équipe.

S'agit-il de recouvrement?

Non. Un rappel d'échéance relève du service client et nous le concevons comme tel. La comptabilité gère les échanges plus délicats, les litiges et les plans d'échelonnement. Chaque client dispose d'un contact direct vers un interlocuteur: le nom et le numéro de la personne qui répondra.

Le client recevra-t-il une relance pour une facture déjà réglée ?

Non. Nous connectons le logiciel de facturation, la messagerie professionnelle, la passerelle SMS et le tableau des soldes: un paiement comptabilisé le jour même retire immédiatement le dossier de la liste.

Qui valide le contenu des messages ?

Un membre de votre équipe valide les modèles. Tout dossier dépassant un seuil défini de montant ou de jours lui est soumis avant tout envoi. Le registre conserve une trace précise: destinataire, date et motif de l'envoi.

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Paul Lazniak

Fondateur de HEXART

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Catalogue des déploiements

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