Upomínky faktur
Upomínky plateb bez narušení vztahů
Faktura po splatnosti je málokdy důsledkem zlé vůle, častěji jde o přehlédnutí. Systém hlídá kalendář pohledávek a odesílá zdvořilé připomenutí, náročnější rozhovor pak předává členovi vašeho týmu.
V praxi
Druhotná platební neschopnost začíná tichem
Připomenutí termínu splatnosti není vymáhání pohledávek, ale součást zákaznického servisu. Přesně tak tyto zprávy koncipujeme.
Tón, frekvenci a načasování kontaktu určujete vy, nikoli algoritmus. Vy rozhodujete, kolik dní po splatnosti odejde první zpráva, kolik jich může být celkem a po kterém kroku proces přestává být automatický.
Každý obchodní partner má přímý kontakt na člověka: jméno a telefonní číslo osoby, která hovor zvedne. Tam se domlouvají splátky nebo řeší případná chyba ve faktuře.
Při našich implementacích není největší změnou objem vymožených peněz. Změna spočívá v tom, že nikdo ve firmě už nemusí po ránu procházet zůstatky a překonávat se před nepříjemnými telefonáty.
Jak to funguje
Systém načítá data splatnosti z vystavených faktur a plánuje komunikaci ve stanoveném rytmu: standardně upozornění před splatností a 2–4 upomínky po ní. Počet, obsah i časové rozestupy nastavujete sami. Po poslední upomínce případ přebírá člen vašeho týmu.
S čím se integruje
Napojíme se na nástroje, které už používáte: fakturační systém, firemní e-mail, SMS bránu a přehled zůstatků. Zaúčtovaná platba ještě týž den vyřadí případ ze seznamu, takže nikdo nedostane upomínku na účet, který již uhradil.
Kdo rozhoduje
Znění šablon schvaluje člen vašeho týmu. Případy nad stanovený finanční limit nebo počet dní mu systém předá ještě před odesláním. V protokolu zůstává záznam: komu, kdy a na jakém základě zpráva odešla.
Problém
Kdo u vás hlídá faktury po splatnosti?
Řešení HEXART
Kalendář pohledávek spravuje systém, rozhovor o nedoplatku vede člověk. Kolik upomínek odejde a po které z nich proces přestává být automatický, určíte při implementaci. Spory a splátkové kalendáře řeší účtárna.
Proberme vaše termíny splatnostiOtázky a odpovědi
Časté dotazy
Kolik upomínek plateb systém odesílá?
Standardně upozornění před splatností a po ní 2–4 upomínky. Počet upomínek, jejich znění a časové rozestupy upravíte v nastavení. Po poslední upomínce systém další zprávy neodesílá a předává případ členovi vašeho týmu.
Jde o vymáhání pohledávek?
Ne. Připomenutí termínu splatnosti je součástí zákaznického servisu a tak je i formulováno. Náročnější komunikaci, spory a dojednávání splátek řeší účtárna. Každý partner má přímou cestu ke konkrétnímu člověku: jméno a telefonní číslo osoby, která hovor přijme.
Dostane klient upomínku k faktuře, kterou už uhradil?
Ne. Propojíme se s fakturačním softwarem, firemním e-mailem, SMS bránou a tabulkou zůstatků. Zaúčtovaná platba tentýž den odstraní případ ze seznamu.
Kdo schvaluje text zpráv?
Šablony schvaluje člověk z vašeho týmu. Případ nad stanovený finanční limit nebo počet dní jde přímo k němu, ještě před odesláním. V protokolu zůstává záznam: komu, kdy a na jakém základě zpráva odešla.
Nezávazná konzultace
Domluvit workshop s Paulem
Třicet minut nebo celý workshop, volba je na vás. Termín rezervujete v kalendáři, potvrzení přijde okamžitě.
Paul Lazniak
Zakladatel HEXART
- Jednání vždy se stejnou osobou
- 30 min · 90 min · 15 min
- biuro@hexart.pl
- +48 662 016 430
Kontakt
Pojďme probrat váš projekt
Ukážeme funkční řešení dříve, než o něm začneme mluvit. Napište, co potřebujete: film, XR svět, AI systém nebo identitu značky.
Napište nebo zavolejte
Stačí pár vět: co má vzniknout, do kdy a pro koho.
- biuro@hexart.pl
- Telefon
- +48 662 016 430
- Adresa
- Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia