Opzet van een register van AI-tools in het bedrijf vóór 2 augustus 2026

Wij delen wat we zelf hebben getoetst bij implementaties: kosteloos en zonder de aanname dat uw situatie identiek is. In het tweede kwartaal van 2026 zet u een register van AI-tools op in een spreadsheet, om vóór 2 augustus 2026 helder te hebben welke systemen vallen onder de scholingsplicht van art. 4 en de transparantieverplichtingen van art. 50. Verzamel vooraf de loginlijsten voor Microsoft 365, Google Workspace en ChatGPT en open de tekst van Verordening 2024/1689.

Fase 1. Zes kolommen van het register (15 minuten)

Open Google Sheets en noem het tabblad AI-register. Voeg in rij 1 de volgende kolomkoppen in: Naam van de tool, Leverancier, Gebruiksdoel, Risicocategorie, Inputgegevens, Reviewdatum. Selecteer rij 1 en klik op Gegevens > Een filter maken. Selecteer kolom F, klik op Opmaak > Getal > Datum en vul in cel F2 2026-08-02 in. Noem het tweede tabblad API-aankoop, om kant-en-klare tools te scheiden van intern gebouwde systemen.

AIAfbeelding gegenereerd door AI.

Fase 2. Voer tools in en wijs de rol toe (40 minuten)

Vul in kolom A ChatGPT Team, Microsoft 365 Copilot, Google Workspace Gemini en de CRM-assistent in. Noteer in kolom C het doel, bijvoorbeeld 'conceptantwoorden voor klanten' of 'samenvattingen van vergaderingen'. Selecteer in kolom D kant-en-klare SaaS: deployer, aangezien het bedrijf de tool onder het merk van een derde gebruikt en geen eigen systeem verkoopt. Gebruikt een afdeling een API om een product onder eigen naam te bouwen, noteer deze dan in het tabblad API-aankoop als provider en controleer de classificatie opnieuw na overleg met de leverancier aan de hand van de planning van de Commissie.

Fase 3. Koppel deadlines en verplichtingen van art. 4 en art. 50 (25 minuten)

Vul in kolom F de datum 2026-08-02 in voor rijen met kant-en-klare SaaS, omdat dan de transparantieverplichtingen van art. 50 AI Act van kracht worden. Noteer bij elke medewerker dat art. 4 AI Act inzake AI-geletterdheid al geldt sinds 2 februari 2025. Markeer tools voor werving en personeelsbeoordeling in het rood als hoog risico en vermeld in de opmerking de noodzaak tot toetsing aan art. 26–27 en een update van de DPIA/AVG. De verordening heeft rechtstreekse werking in de hele EU; het register dient dus als intern bewijsmiddel, ongeacht nationale wetgeving.

AIAfbeelding gegenereerd door AI.

Wanneer er iets misgaat

Drie veelvoorkomende knelpunten: het register mist een reviewdatum, de rol van deployer en provider is verwisseld, of de opleidingsstatus ontbreekt. Maak een invoer ongedaan via Bewerken > Ongedaan maken en herstel de volledige spreadsheet via Bestand > Versiegeschiedenis. Weet u de rol niet zeker, kies dan de status 'af te stemmen met leverancier vóór 30-06-2026' en stuur de opmerking door naar de proceseigenaar.

Dit register kost 90 minuten bij de eerste opzet. Voor een organisatie van 30 medewerkers scheelt dit maandelijks gemiddeld 4 uur aan vragen over het gebruik van tools en verplichte markeringen van content. Voor sturing volstaan drie KPI's: het aantal geclassificeerde tools, het percentage getrainde medewerkers en het aantal leverancierscontracten dat review vereist. Zorg dat de rijen vóór 2 augustus 2026 compleet zijn; dat vormt de basis voor de review van uw leverancierscontracten.