Fakturapåmindelser
Betalingspåmindelser uden at skade relationen
En forfalden faktura skyldes sjældent manglende betalingsvilje, oftere en forglemmelse. Systemet overvåger forfaldsdatoer og sender en høflig påmindelse, mens mere krævende dialoger overdrages til en medarbejder fra jeres team.
I praksis
Likviditetsproblemer begynder med stilhed
En betalingspåmindelse er ikke inkasso, men en del af god kundeservice. Sådan formulerer vi den.
I fastlægger tone, hyppighed og tidspunkt for kontakten, ikke en algoritme. I bestemmer, hvor mange dage efter forfald den første besked sendes, hvor mange der må sendes i alt, og hvornår sagen overgår fra automatik til manuel håndtering.
Enhver kunde har en direkte vej til en medarbejder: navn og telefonnummer på den person, der tager telefonen. Her aftales afdragsordninger, eller eventuelle fakturafejl meldes ind.
I vores implementeringer er den største gevinst ikke kun de indfriede beløb. Forskellen er, at ingen i virksomheden længere skal gennemgå saldi hver morgen og tage mod til sig inden opkaldene.
Sådan fungerer det
Systemet aflæser forfaldsdatoer på udstedte fakturaer og tilrettelægger henvendelserne i en fast kadence: som standard en venlig påmindelse før forfald og 2–4 rykkere efter. Antal, tekst og intervaller tilpasses i indstillingerne. Efter sidste rykker overtager en medarbejder fra jeres team sagen.
Hvad integreres den med
Vi integrerer med jeres eksisterende værktøjer: faktureringssystem, virksomhedens e-mail, SMS-gateway og saldolister. En bogført indbetaling fjerner sagen fra listen samme dag, så ingen modtager rykkere for en allerede betalt regning.
Hvem bestemmer
Skabelonernes indhold godkendes af en medarbejder fra jeres team, og sager over en fastsat beløbsgrænse eller et bestemt antal dage sendes til gennemsyn, før noget afsendes. Loggen dokumenterer præcist: til hvem, hvornår og på hvilket grundlag beskeden blev sendt.
Problem
Hvem holder øje med forfaldne fakturaer hos jer?
HEXART løsningen
Systemet styrer forfaldskalenderen, mens dialogen om udeståender varetages af et menneske. Hvor mange påmindelser der sendes, og hvornår sagen overgår til manuel opfølgning, aftales ved implementeringen. Tvister og afdragsordninger håndteres af bogholderiet.
Lad os tage en samtale om jeres betalingsbetingelserSpørgsmål og svar
Ofte stillede spørgsmål
Hvor mange betalingspåmindelser sender systemet?
Som standard sendes en servicemeddelelse før forfald og derefter 2–4 rykkere. Antallet af rykkere, ordlyden og intervallerne justeres i indstillingerne. Efter den sidste stopper systemet udsendelsen og overlader sagen til en medarbejder fra jeres team.
Er det inkasso?
Nej. En betalingspåmindelse er en del af god kundeservice, og sådan formulerer vi den. Sværere samtaler, tvister og afdragsordninger håndteres af bogholderiet, og kunden har altid en direkte kontaktperson: navn og telefonnummer på den medarbejder, der svarer.
Får kunden en rykker for en faktura, der allerede er betalt?
Nej. Vi forbinder løsningen direkte med faktureringsprogrammet, arbejdsmailen, SMS-gatewayen og saldolisten, og en bogført indbetaling fjerner sagen fra listen samme dag.
Hvem godkender beskedens indhold?
Skabeloner godkendes af en person fra jeres team, og sager over en fastsat beløbsgrænse eller et bestemt antal dage sendes til godkendelse, før noget sendes ud. Loggen dokumenterer modtager, tidspunkt og grundlag for hver afsendt besked.
Uforpligtende samtale
Book en workshop med Paul
Tredive minutter eller en fuld workshop, vælg frit. Reservér tid i kalenderen, bekræftelsen kommer med det samme.
Paul Lazniak
Grundlægger af HEXART
- Møde altid med den samme person
- 30 min · 90 min · 15 min
- biuro@hexart.pl
- +48 662 016 430
Kontakt
Lad os drøfte jeres projekt
Vi viser en fungerende løsning, før vi begynder at tale om den. Skriv, hvad I har brug for: film, en XR-verden, et AI-system eller en brandidentitet.
Skriv eller ring
Et par sætninger er nok: hvad der skal laves, hvornår og til hvem.
- biuro@hexart.pl
- Telefon
- +48 662 016 430
- Adresse
- Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia