Fakturapåminnelser
Betalingspåminnelser uten å skade relasjonen
En forfalt faktura skyldes sjelden uvilje, som oftest en forglemmelse. Systemet følger opp forfallsdatoer og sender en høflig påminnelse, mens mer krevende samtaler overlates til en person i teamet.
I praksis
Likviditetsstopp starter med stillhet
En fristpåminnelse er ikke inkasso, men en del av kundeservicen. Slik formulerer vi den.
Tonefall, frekvens og tidspunkt for kontakt bestemmer dere, ikke en algoritme. Dere avgjør hvor mange dager etter forfall første melding sendes, hvor mange meldinger som tillates totalt, og etter hvilket trinn saken ikke lenger skal håndteres automatisk.
Hver kunde har en direkte vei til et menneske: navn og telefonnummer til personen som svarer. Der avtales delbetalinger eller meldes det om fakturafeil.
I våre implementeringer er ikke den største endringen antallet innhentede PLN. Endringen består i at ingen i bedriften lenger trenger å sjekke saldoer hver morgen og grue seg til å ta telefoner.
Slik fungerer det
Systemet leser forfallsdatoer fra utstedte fakturaer og planlegger kontakt i en fastsatt rytme: som standard et varsel før forfall og 2–4 påminnelser etter. Dere justerer antall, innhold og intervaller i innstillingene. Etter siste påminnelse overtar en person fra teamet deres saken.
Hva den integreres med
Vi kobler oss til eksisterende verktøy: fakturasystem, e-post, SMS-gateway og saldolister. En bokført innbetaling fjerner saken fra listen samme dag, slik at ingen mottar påminnelse for en allerede betalt faktura.
Hvem bestemmer
Maloppsett godkjennes av en person fra teamet deres, og saker over en definert beløpsgrense eller daggrense sendes til vedkommende før noe sendes ut. Loggen dokumenterer hvem meldingen gikk til, når den ble sendt og på hvilket grunnlag.
Problem
Hvem følger opp forfalte fakturaer hos dere?
HEXARTs løsning
Systemet styrer forfallskalenderen, mens et menneske tar samtalen om utestående beløp. Dere definerer ved implementering hvor mange påminnelser som sendes, og når prosessen opphører å være automatisk. Tvister og delbetalinger håndteres av regnskap.
La oss ta en prat om betalingsfristene deresSpørsmål og svar
Ofte stilte spørsmål
Hvor mange betalingspåminnelser sender systemet?
Som standard sendes et varsel før forfall og 2–4 påminnelser etter. Antall påminnelser, innhold og tidsintervaller endrer dere i innstillingene. Etter siste påminnelse stopper systemet utsendingen og overlater saken til en person i teamet deres.
Er dette inkasso?
Nei. En forfallspåminnelse er en del av god kundeservice, og formuleres deretter. Vanskeligere samtaler, tvister og avtaler om delbetaling overtas av regnskap. Hver kunde har en direkte vei til et menneske: navn og telefonnummer til personen som tar telefonen.
Vil kunden få en påminnelse på en faktura som allerede er betalt?
Nei. Vi integrerer med fakturaprogrammet, bedriftens e-post, SMS-gateway og saldoarket. En bokført innbetaling fjerner saken fra listen samme dag.
Hvem godkjenner innholdet i meldingene?
Maler godkjennes av en person i deres team. Saker over en avtalt beløpsgrense eller dagsats går til godkjenning før noe sendes ut. Loggen viser hvem som mottok meldingen, når og på hvilket grunnlag.
Uforpliktende samtale
Book en workshop med Paul
Tretti minutter eller full workshop, velg det som passer best. Velg tidspunkt direkte i kalenderen, bekreftelsen kommer umiddelbart.
Paul Lazniak
Grunnlegger av HEXART
- Møt alltid samme person
- 30 min · 90 min · 15 min
- biuro@hexart.pl
- +48 662 016 430
Kontakt
La oss diskutere prosjektet deres
Vi demonstrerer en fungerende løsning før vi går inn på detaljene. Send en melding om hva dere trenger: film, XR-miljø, AI-system eller merkevareidentitet.
Send en melding eller ring
Noen få setninger holder: hva som skal lages, til når og for hvem.
- E-post
- biuro@hexart.pl
- Telefon
- +48 662 016 430
- Adresse
- Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia