Promemoria fatture
Solleciti di pagamento senza compromettere le relazioni
Una fattura scaduta raramente deriva da malafede, più spesso da una svista. Il sistema monitora le scadenze e invia un promemoria cortese, affidando le conversazioni più delicate al vostro team.
In pratica
I ritardi nei pagamenti iniziano con il silenzio
Un promemoria di scadenza non è recupero crediti, è assistenza clienti. È così che lo impostiamo.
Tono, frequenza e tempi di invio li stabilite voi, non l'algoritmo. Decidete voi dopo quanti giorni inviare il primo messaggio, quanti inviarne in totale e quando interrompere l'automazione.
Ogni cliente ha un contatto umano diretto: nome e numero di telefono della persona di riferimento. A quel contatto concorda piani di rientro o segnala errori in fattura.
Nelle nostre implementazioni il valore principale non è solo il denaro recuperato. Nessuno in azienda deve più controllare i saldi ogni mattina e farsi coraggio prima di telefonare.
Come funziona
Il sistema rileva le scadenze dalle fatture emesse e programma i contatti: di default, un avviso prima della scadenza e 2–4 solleciti successivi. Numero, testi e intervalli sono configurabili. Dopo l'ultimo sollecito, la pratica passa a una persona del vostro team.
Integrazioni supportate
Integrazione con gli strumenti già in uso: gestionale di fatturazione, e-mail aziendale, gateway SMS e foglio dei saldi. La registrazione del pagamento esclude subito la pratica, evitando solleciti per fatture già saldate.
Chi decide
Il vostro team approva i modelli di testo. Le pratiche che superano determinate soglie di importo o di giorni di ritardo vengono inoltrate prima di ogni invio. Il registro traccia ogni dettaglio: destinatario, data e causale.
Problema
Chi gestisce le fatture scadute nella vostra azienda?
Soluzione HEXART
Il sistema monitora lo scadenzario, le persone gestiscono la relazione. Numero di solleciti e passaggio alla gestione manuale si definiscono in fase di configurazione. Contestazioni e rateizzazioni passano all'amministrazione.
Parliamo della gestione dei vostri pagamentiDomande frequenti
Domande frequenti
Quanti solleciti invia il sistema?
Di default, un avviso prima della scadenza e 2–4 solleciti successivi. Numero, testi e intervalli si modificano nelle impostazioni. Dopo l'ultimo invio, il sistema si ferma e passa la pratica a una persona del vostro team.
Si tratta di recupero crediti?
No. Il sollecito è un servizio di cortesia e viene redatto come tale. Trattative complesse, contestazioni e piani di rientro sono gestiti dall'amministrazione. Ogni cliente ha un contatto diretto: nome e numero di telefono della persona di riferimento.
Il cliente riceverà un sollecito per una fattura già saldata?
No. Ci colleghiamo al software di fatturazione, alla posta aziendale, al gateway SMS e al foglio dei saldi. Il pagamento registrato rimuove la pratica dall'elenco nello stesso giorno.
Chi approva il contenuto dei messaggi?
I modelli vengono approvati da una persona del vostro team. Ogni pratica che supera una determinata soglia di importo o di giorni viene sottoposta a verifica prima dell'invio. Nel registro rimane traccia di destinatario, data e motivazione dell'invio.
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