Invoice reminders
Przypomnienia o płatnościach bez psucia relacji
An overdue invoice rarely stems from bad intent; it is usually an oversight. The system monitors payment schedules and sends courteous reminders, handing over difficult conversations to someone on your team.
In practice
Zator zaczyna się od ciszy
Przypomnienie o terminie to nie windykacja, tylko element obsługi klienta. Tak je piszemy.
Ton, częstotliwość i moment kontaktu ustalacie Wy, a nie algorytm. Wy decydujecie, ile dni po terminie idzie pierwsza wiadomość, ile ich może być łącznie i po którym kroku sprawa przestaje być automatyczna.
Każdy kontrahent ma jedną drogę do człowieka: imię i numer osoby, która odbierze telefon. Tam umawia się raty albo zgłasza błąd w fakturze.
W naszych wdrożeniach największą zmianą nie jest liczba odzyskanych złotówek. Zmienia się to, że nikt w firmie nie musi już rano przeglądać sald i zbierać się w sobie przed dzwonieniem.
How it works
System czyta terminy z wystawionych faktur i układa kontakt w ustalonym rytmie: domyślnie sygnał przed terminem i 2–4 monity po nim. Liczbę, treść i odstępy zmieniacie w ustawieniach. Po ostatnim monicie sprawę przejmuje osoba z Waszego zespołu.
Integrations
Podpinamy się do tego, co już działa: programu do faktur, poczty firmowej, bramki SMS i arkusza z saldami. Zaksięgowana wpłata tego samego dnia zdejmuje sprawę z listy, więc nikt nie dostaje monitu o rachunek, który już opłacił.
Who decides
Treść szablonów zatwierdza osoba z Waszego zespołu, a sprawa powyżej ustalonego progu kwoty lub liczby dni trafia do niej, zanim cokolwiek wyjdzie. W rejestrze zostaje ślad: do kogo, kiedy i na jakiej podstawie poszła wiadomość.
Problem
Kto u Was pilnuje przeterminowanych faktur?
HEXART solution
Kalendarz należności prowadzi system, a rozmowę o zaległości prowadzi człowiek. Ile przypomnień wychodzi i po którym z nich sprawa przestaje być automatyczna, ustalacie przy wdrożeniu. Spory i raty przejmuje księgowość.
Porozmawiajmy o Waszych terminach płatnościQuestions and answers
Frequently asked questions
Ile przypomnień o płatności wysyła system?
Domyślnie sygnał przed terminem i po nim 2–4 monity. Liczbę monitów, ich treść i odstępy między nimi zmieniacie w ustawieniach, a po ostatnim system przestaje wysyłać i zostawia sprawę osobie z Waszego zespołu.
Czy to jest windykacja?
Nie. Przypomnienie o terminie to element obsługi klienta i tak je piszemy. Trudniejszą rozmowę, spory i ustalanie rat przejmuje księgowość, a każdy kontrahent ma jedną ścieżkę wyjścia do człowieka: imię i numer osoby, która odbierze telefon.
Czy klient dostanie monit o fakturę, którą już opłacił?
Nie. Podpinamy się do programu do faktur, poczty firmowej, bramki SMS i arkusza z saldami, a zaksięgowana wpłata tego samego dnia zdejmuje sprawę z listy.
Kto zatwierdza treść wiadomości?
Szablony zatwierdza osoba z Waszego zespołu, a sprawa powyżej ustalonego progu kwoty lub liczby dni trafia do niej, zanim cokolwiek wyjdzie. W rejestrze zostaje ślad: do kogo, kiedy i na jakiej podstawie poszła wiadomość.
No-obligation call
Schedule a workshop with Paul
Thirty minutes or a full workshop, choose what suits you. Book a slot directly in the calendar and get instant confirmation.
Paul Lazniak
HEXART Founder
- Meeting always with the same person
- 30 min · 90 min · 15 min
- biuro@hexart.pl
- +48 662 016 430
Contact
Let us talk about your project
We will show you a working product before we start talking about it. Let us know what you need: a film, an XR environment, an AI system, or brand identity.
Write or call
A few sentences are enough: what needs to be created, by when and for whom.
- biuro@hexart.pl
- Phone
- +48 662 016 430
- Address
- Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia