Recordatorios de facturas
Recordatorios de pago sin deteriorar las relaciones
Una factura vencida rara vez se debe a mala fe; casi siempre es un descuido. El sistema controla el calendario de cobros y envía un recordatorio cordial, derivando la conversación más compleja a un miembro de su equipo.
En la práctica
El impago empieza con el silencio
Un recordatorio de vencimiento no es un cobro de deudas, sino una parte de la atención al cliente. Así lo redactamos.
El tono, la frecuencia y el momento del contacto los definen ustedes, no un algoritmo. Decidan cuántos días tras el vencimiento se envía el primer mensaje, cuántos habrá en total y tras qué paso el caso deja de ser automático.
Cada cliente dispone de una vía directa con una persona: el nombre y el teléfono de quien atenderá la llamada. Ahí se acuerdan fraccionamientos o se notifican errores en la factura.
En nuestras implementaciones, el mayor cambio no es la cantidad de euros recuperados. El verdadero cambio es que nadie en su empresa tiene que revisar saldos por la mañana ni armarse de valor para llamar.
Cómo funciona
El sistema lee las fechas de las facturas emitidas y programa el contacto con una frecuencia fija: por defecto, un aviso previo al vencimiento y 2–4 avisos posteriores. Modifiquen el número, el contenido y los intervalos en los ajustes. Tras el último aviso, una persona de su equipo toma el control.
Con qué se conecta
Nos integramos con sus herramientas actuales: software de facturación, correo corporativo, pasarela SMS y hoja de saldos. Un pago contabilizado el mismo día cierra el expediente de la lista; nadie recibe un aviso de una factura ya pagada.
Quién decide
Un responsable de su equipo aprueba las plantillas, y cualquier caso que supere un importe o un número de días determinado pasa a revisión manual antes del envío. El registro almacena cada detalle: destinatario, fecha y motivo del mensaje.
Problema
¿Quién gestiona en su empresa las facturas vencidas?
Solución HEXART
El sistema gestiona el calendario de cobros; una persona gestiona la conversación sobre el retraso. Definan durante la implementación cuántos recordatorios enviar y cuándo transferir el caso a gestión humana. El departamento contable asume las discrepancias y los aplazamientos.
Hablemos sobre sus plazos de pagoPreguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Cuántos recordatorios de pago envía el sistema?
Por defecto, un aviso antes del vencimiento y 2–4 avisos posteriores. Modifiquen el número de avisos, su contenido y los intervalos en los ajustes; tras el último aviso, el sistema detiene los envíos y transfiere el caso a un miembro de su equipo.
¿Se trata de cobro de deudas?
No. El recordatorio de vencimiento forma parte de la atención al cliente y se redacta como tal. El departamento contable asume las conversaciones complejas, las disputas y los planes de pago. Además, cada cliente dispone siempre de contacto directo con una persona: el nombre y el número de quien responderá la llamada.
¿Recibirá el cliente un recordatorio por una factura ya pagada?
No. Nos integramos con su software de facturación, correo corporativo, pasarela SMS y hoja de balances; el pago contabilizado elimina el caso de la lista el mismo día.
¿Quién aprueba el contenido de los mensajes?
Las plantillas las aprueba un miembro de su equipo. Si un caso supera el importe o el número de días acordado, se le remite antes de enviar nada. El registro guarda todos los datos: destinatario, fecha y motivo del mensaje.
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