Aufbau eines internen Registers für KI-Tools vor dem 2. August 2026

Wir teilen, was wir bei eigenen Implementierungen getestet haben: kostenlos und ohne die Annahme, dass Ihr Fall identisch ist. Im 2. Quartal 2026 erstellen Sie ein Register für KI-Tools in einer Tabelle, um vor dem 2. August 2026 zu wissen, welche Systeme den Schulungspflichten nach Art. 4 und den Transparenzvorschriften nach Art. 50 unterliegen. Bereiten Sie vor Beginn eine Liste der Zugänge zu Microsoft 365, Google Workspace und ChatGPT vor und öffnen Sie den Text der Verordnung 2024/1689.

Schritt 1. Sechs Spalten des Registers (15 Minuten)

Öffnen Sie Google Sheets und nennen Sie das Tabellenblatt KI-Register. Tragen Sie in Zeile 1 die Spaltenüberschriften ein: Tool-Name, Anbieter, Verwendungszweck, Risikokategorie, Eingabedaten, Überprüfungsdatum. Markieren Sie Zeile 1 und klicken Sie auf Daten > Filter erstellen. Markieren Sie Spalte F, klicken Sie auf Format > Zahl > Datum und tragen Sie in Zelle F2 2026-08-02 ein. Nennen Sie das zweite Tabellenblatt API-Einkauf, um fertige Tools von intern entwickelten Systemen zu trennen.

AIBild generiert durch KI.

Schritt 2. Tools eintragen und Rolle festlegen (40 Minuten)

Tragen Sie in Spalte A ChatGPT Team, Microsoft 365 Copilot, Google Workspace Gemini und den CRM-Assistenten ein. Geben Sie in Spalte C den Verwendungszweck an, zum Beispiel „Antwortentwürfe für Kunden“ oder „Meeting-Zusammenfassungen“. Wählen Sie in Spalte D Fertiges SaaS, Betreiber, da das Unternehmen das Tool unter fremder Marke nutzt und kein eigenes System verkauft. Wenn eine Abteilung eine API nutzt und ein Produkt unter eigener Marke baut, tragen Sie dies im Blatt API-Einkauf als Anbieter ein und kehren Sie nach Rücksprache mit dem Anbieter anhand des Zeitplans der Kommission zur Klassifizierung zurück.

Schritt 3. Fristen und Pflichten nach Art. 4 und Art. 50 verknüpfen (25 Minuten)

Tragen Sie in Spalte F das Datum 2026-08-02 für Zeilen mit fertigem SaaS ein, da ab diesem Zeitpunkt Art. 50 AI Act zur Transparenz gilt. Ergänzen Sie in der Notiz zu jedem Mitarbeiter, dass Art. 4 AI Act zur KI-Kompetenz bereits seit dem 2. Februar 2025 gilt. Markieren Sie Tools für Recruiting und Leistungsbeurteilung rot als hohes Risiko und notieren Sie im Kommentar die Notwendigkeit der Prüfung nach Art. 26–27 sowie die Aktualisierung von DSFA/DSGVO. Die Verordnung gilt unmittelbar in Polen, weshalb das Register unabhängig vom nationalen Gesetz als interner Nachweis dient.

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Wenn etwas schiefgelaufen ist

Drei häufigste Engpässe: Das Register hat kein Überprüfungsdatum, verwechselte Rollen Betreiber/Anbieter und fehlender Schulungsstatus. Machen Sie einzelne Einträge über Bearbeiten > Rückgängig rückgängig und stellen Sie die gesamte Tabelle über Datei > Versionsverlauf wieder her. Wenn Sie die Rolle nicht einschätzen können, tragen Sie im Blatt den Status „mit dem Anbieter zu klären bis 30.06.2026“ ein und senden Sie den Kommentar an den Prozessverantwortlichen.

Dieses Register erfordert beim ersten Durchlauf 90 Minuten. Für ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitern bedeutet dies meist 4 Stunden weniger pro Monat für Fragen zur Tool-Nutzung und zur Kennzeichnungspflicht von Inhalten. Für Kennzahlen genügen drei Werte: Anzahl klassifizierter Tools, Prozentsatz geschulter Mitarbeiter und Anzahl zu prüfender Lieferantenverträge. Die Tabelle muss vor dem 2. August 2026 vollständig ausgefüllt sein, um als Ausgangspunkt für die Überprüfung der Anbieterverträge zu dienen.