AI przetłumaczy umowę w 3 dni, ale sąd poprosi o przysięgłe

Materiał poradnikowy, pisany z perspektywy wykonawcy. Opisuje typowe rozwiązania, nie rozstrzyga jednostkowego przypadku. Opisujemy wdrożenie złożone z dwóch podobnych realizacji w firmach produkcyjnych — jedna z Wielkopolski, 120 osób, druga z Dolnego Śląska, 85 osób. Łączy je ten sam problem: korespondencja z kontrahentami w Niemczech, Czechach i Francji to 40–50 umów rocznie, a każda strona w zewnętrznym biurze tłumaczeń kosztowała 70–120 zł netto i schodziła 5–8 dni roboczych. Sprawa ruszyła, gdy podpisanie umowy dystrybucyjnej z klientem z Lyonu utknęło na dwa tygodnie, bo tłumacz poprawiał definicję terminu dostawy po trzeciej uwadze prawnika. To nie był pojedynczy przypadek, dlatego opisujemy go jako złożenie.

Jak to poskładali

Zaczęliśmy od testu na 10 dokumentach w DeepL Pro, bo firma potrzebowała zachowania formatowania PDF i DOCX oraz glosariusza terminów branżowych. Wybór padł na plan z serwerami w EOG, który według polityki prywatności DeepL nie wykorzystuje treści klientów do trenowania modeli. W pierwszym tygodniu szefowa administracji zebrała 15 wzorców umów, zewnętrzny prawnik przygotował glosariusz 120 terminów, a IT skonfigurowało konta. W drugim tygodniu wdrożyliśmy pierwszy obieg równoległy: asystentka tłumaczyła roboczo, a prawnik sprawdzał tylko klauzule kary umownej i odpowiedzialności. W trzecim tygodniu dołożyliśmy regułę: dokumenty skanowane wchodzą dopiero po OCR przy 300 dpi. Łączny czas wewnętrzny to 8 godzin administracji, 6 godzin prawnika i 4 godziny IT.

Rachunek

Start zamknął się w 8 900 zł netto: licencja DeepL Pro Advanced dla 3 stanowisk na rok to ok. 5 400 zł, 6 godzin prawnika po 350 zł to 2 100 zł, a konfiguracja i integracja e-mail to 1 400 zł. Utrzymanie kosztuje 450 zł miesięcznie za licencje. Oszczędność bierze się z wolumenu: przy 40 stronach miesięcznie po średnio 95 zł za stronę zewnętrzne biuro kosztowało 3 800 zł, a teraz zostaje ryczałt 450 zł. Rocznie to ok. 41 000 zł mniej, przy założeniu, że firma wysyła co najmniej 30 stron miesięcznie. Moment zwrotu wyszedł po trzech miesiącach, bo przez pierwsze dwa tygodnie obieg działał równolegle ze starym biurem.

Co poszło nie tak

Pierwsza wpadka dotyczyła glosariusza: termin «force majeure» trafił jako «wyższa siła», a dopiero prawnik przy przeglądzie poprawił na «siła wyższa» — to pokazało, że bez weryfikacji prawnej nie ma sensu puszczać umowy do kontrahenta. Druga rzecz to poufność: jedna z osób wklejała fragmenty umowy do darmowego translatora, bo licencja była na innym stanowisku. Musieliśmy zablokować darmowe konta i włączyć logowanie korporacyjne. Trzecia poprawka dotyczyła skanów: przy 150 dpi model mylił «§ 5» z «§ 8», więc ustawiliśmy minimalne 300 dpi i podgląd OCR przed tłumaczeniem.

Co zrobilibyśmy inaczej

Po pierwsze, zamiast kupować licencję od razu, zrobilibyśmy test na 15 dokumentach z dwóch poprzednich kwartałów i zmierzyli, ile stron wymaga poprawek prawnika. Po drugie, od początku użylibyśmy jednej bramki logowania korporacyjnego, żeby nikt nie sięgał po darmowe konto. Po trzecie, podzielilibyśmy obieg na trzy poziomy: dokumenty robocze tłumaczy AI, umowy do podpisu sprawdza prawnik, a egzemplarze do sądu, urzędu lub notariusza idą do tłumacza przysięgłego. Taki podział wynika z praktyki, a nie z przepisu — ostateczna ocena należy do prawnika po stronie czytelnika.

Ten scenariusz ma sens u firm, które wysyłają co najmniej 15–20 stron dokumentów miesięcznie do kontrahentów zagranicznych i mają powtarzalny glosariusz branżowy. Nie ma sensu, gdy raz na kwartał podpisują jedną umowę po niemiecku — ryczałt zje wtedy całą oszczędność. Nie sprawdzi się też tam, gdzie dokument od razu idzie do sądu, notariusza albo urzędu: tam potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe, bo AI nie ma statusu tłumacza przysięgłego i nie poświadcza zgodności z oryginałem. Zgodnie z AI Act tłumaczenie dokumentów wstępnych może być traktowane jako zadanie przygotowawcze, ale to nie zwalnia z decyzji człowieka. W obrocie umownym między firmami zwykle wystarcza tłumaczenie robocze z weryfikacją prawnika.