Criação de um registo interno de ferramentas de IA antes de 2 de agosto de 2026

Partilhamos o que nós próprios testámos nas implementações: gratuitamente e sem assumir que o seu caso é idêntico. No segundo trimestre de 2026, cria o registo de ferramentas de IA numa folha de cálculo para saber, antes de 2 de agosto de 2026, quais os sistemas sujeitos à formação do Artigo 4.º e às obrigações de transparência do Artigo 50.º. Antes de começar, prepare a lista de acessos ao Microsoft 365, Google Workspace e ChatGPT e abra o texto do Regulamento 2024/1689.

Fase 1. Seis colunas do registo (15 minutos)

Abra o Google Sheets e dê à folha o nome Registo de IA. Na linha 1, insira os cabeçalhos: Nome da ferramenta, Fornecedor, Finalidade de utilização, Categoria de risco, Dados de entrada, Prazo de revisão. Selecione a linha 1 e clique em Dados > Criar um filtro. Selecione a coluna F, clique em Formatar > Número > Data e insira 2026-08-02 na célula F2. Chame à segunda folha Compra de API para separar ferramentas prontas de sistemas desenvolvidos internamente.

AIImagem gerada por IA.

Fase 2. Registar ferramentas e definir funções (40 minutos)

Na coluna A, introduza ChatGPT Team, Microsoft 365 Copilot, Google Workspace Gemini e o assistente de CRM. Na coluna C, indique a finalidade, por exemplo, "minutas de respostas ao cliente" ou "resumos de reuniões". Na coluna D, selecione SaaS pronto, deployer, porque a empresa utiliza a ferramenta sob a marca de terceiros e não vende um sistema próprio. Se um departamento utiliza a API e desenvolve um produto com marca própria, registe-o na folha Compra de API como provider e reveja a classificação após falar com o fornecedor através do cronograma da Comissão.

Fase 3. Associar prazos e obrigações do Artigo 4.º e do Artigo 50.º (25 minutos)

Na coluna F, introduza 2026-08-02 para as linhas com SaaS pronto, data em que entra em vigor o Artigo 50.º do AI Act sobre transparência. Na nota de cada colaborador, adicione que o Artigo 4.º do AI Act sobre competências já se aplica desde 2 de fevereiro de 2025. Assinale a vermelho as ferramentas de recrutamento e avaliação de colaboradores como alto risco e acrescente uma nota sobre a necessidade de verificar os Artigos 26.º–27.º e atualizar a AIPD/RGPD. O Regulamento tem aplicação direta em Portugal, pelo que o registo serve de prova interna, independentemente da legislação nacional.

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Em caso de desvio

Os três bloqueios mais comuns: o registo não tem data de revisão, confusão entre a função de deployer/provider e falta de estado da formação. Reverta uma entrada individual através de Editar > Anular, e restaure toda a folha através de Ficheiro > Histórico de versões. Caso não consiga avaliar a função, defina o estado na folha como "a definir com o fornecedor até 30.06.2026" e envie o comentário ao responsável pelo processo.

Este registo demora 90 minutos na primeira abordagem. Numa empresa de 30 pessoas, poupa normalmente 4 horas por mês em dúvidas sobre a permissão de uso de ferramentas e a obrigatoriedade de rotulagem de conteúdos. Para os indicadores, bastam três números: total de ferramentas classificadas, percentagem de colaboradores formados e número de contratos com fornecedores por rever. Basta ter a folha preenchida antes de 2 de agosto de 2026 para dispor de uma base sólida para rever contratos com fornecedores.