Hoppa till innehållet
Boka ett möte

Full kontroll över inkorgen

En mejlassistent som skickar inget på egen hand

En företagsinkorg kan ta emot hundratals mejl per dag, men bara ett dussintal kräver faktiska beslut. Assistenten sorterar efter ärende, kopplar ihop tidigare korrespondens och lämnar ett utkast för granskning. I våra implementeringar sparar en säljare vanligtvis 40–90 minuter per dag.

Få en offert för projektetSe hur det fungerar

I praktiken

Utkast istället för skickade mejl

Den största kostnaden med företagsmejl är inte att skriva, utan att läsa och prioritera det som brådskar.

Assistenten tar hand om första genomgången. Den sorterar mejl efter ärende, hämtar ordernummer och belopp från bilagor och kopplar ihop nya mejl med tidigare trådar.

Den förbereder svar i samma ton som ert team brukar använda. Ingenting lämnar inkorgen förrän någon i teamet klickar på skicka.

I våra implementeringar sparar en säljare vanligtvis 40–90 minuter per dag: mest vid återkommande förfrågningar, minst vid förhandlingar. Kunduppgifter och mejladresser är personuppgifter. Från dag ett fastställer vi därför vem som har åtkomst till vilka mappar och hur länge loggar sparas.

  • Hur det fungerar

    Assistenten läser inkommande mejl och kategoriserar ärendet: offertförfrågan, reklamation, faktura, rekrytering. Därefter skapas ett utkast baserat på hur teamet tidigare har svarat. Utkastet ligger i er vanliga inkorg, inte i ett externt verktyg.

  • Vad den integreras med

    Fungerar i ert befintliga mejlsystem: Microsoft 365, Google Workspace eller egen IMAP-server. Vi flyttar inte mejlarkivet till en extern app, och regler och etiketter behålls i den mejlklient teamet redan använder.

  • Vem som bestämmer

    Någon i ert team godkänner och klickar på skicka. Assistenten har varken behörighet att skicka mejl eller radera något i inkorgen. Ni ser vilka tidigare mejl utkastet baseras på, och all korrespondens behandlas på den infrastruktur som anges i avtalet.

Problem

Tar mejlen upp dagens två första timmar?

HEXARTs lösning

Assistenten går igenom inkorgen åt er, sorterar mejlen efter ärende och förbereder färdiga svar. Ni läser igenom, justerar och skickar. Eller raderar utkastet om ärendet kräver en annan ton.

Se assistenten i er inkorg

Frågor och svar

Vanliga frågor

Hur mycket tid sparar en säljare per dag?

I våra implementationer vanligtvis 40 till 90 minuter per dag. Mest där förfrågningarna är repetitiva, minst vid förhandlingar.

Skickar assistenten e-post på egen hand?

Nej. Den saknar behörighet att skicka meddelanden eller radera något från inkorgen. Utkastet sparas i er inkorg och någon i teamet klickar på skicka.

Måste vi flytta vårt e-postarkiv?

Nej. Assistenten fungerar direkt i ert befintliga e-postsystem: Microsoft 365, Google Workspace eller en egen IMAP-server. Regler och etiketter finns kvar i det e-postprogram som teamet redan använder.

Hur hanteras personuppgifter i e-posten?

Innehåll och kundadresser utgör personuppgifter. Därför fastställer vi redan första dagen vem som har åtkomst till vilka mappar och hur länge loggar sparas. Korrespondensen behandlas på den infrastruktur som anges i avtalet.

Förutsättningslöst samtal

Boka workshop med Paul

Trettio minuter eller en full workshop, välj själv. Boka tid direkt i kalendern, bekräftelsen kommer omedelbart.

Boka ett möteFöredrar ni att ringa? +48 662 016 430

Paul Lazniak

Grundare av HEXART

Kontakt

Diskutera ert projekt

Vi visar en fungerande lösning innan vi börjar prata om den. Berätta vad ni behöver: film, XR-värld, AI-system eller varumärkesidentitet.

Skriv eller ring

Några meningar räcker: vad som ska skapas, till när och för vem.

E-post
biuro@hexart.pl
Telefon
+48 662 016 430
Adress
Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia
Skicka e-postRing

Implementeringskatalog

Relaterade system och verktyg

Se hela katalogen

  • Automatisering av säljprocessen

    Förfrågningar kommer in via formulär, e-post och telefon, och svaret skickas först när någon får tid över. Vi samlar allt i ett flöde: systemet strukturerar ärenden och förbereder utkast, säljaren godkänner och skickar.

  • AI-agenter för chatt och telefon

    En stor del av ärendena i kundtjänst gäller samma frågor om orderstatus, faktura och leveranstid. AI-agenten svarar utifrån er dokumentation och stänger i våra implementeringar 30–60% av dessa förfrågningar. Resten skickas vidare till en handläggare med full samtalshistorik.

  • Dashboard och ledningsassistent

    Diskussioner om vilken rapport som stämmer kostar mer än själva rapporteringen. Vår dashboard samlar in data från de system ni redan använder, och visar källa samt tidpunkt för hämtning intill varje siffra. Den uppdateras i takt med API-gränserna, ända ner till varje minut.

  • Företagets interna kunskapsbas

    En nyanställd frågar om en rutin och får svar direkt från ett specifikt dokument, inklusive länk till källan. Chefen slipper agera sökmotor åt hela avdelningen, och den dokumenterade kunskapen stannar i företaget vid personalomsättning.

  • Krypterad företagschatt med AI

    Förvärvsplaner, löneförhandlingar och personalärenden hanteras idag ofta i chattappar vars användarvillkor ingen har läst. Vi sätter upp en separat kanal: lokal server i era lokaler, totalsträckskryptering och en AI-assistent i samma nätverk.