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Posta sotto controllo

L'assistente e-mail che non invia in autonomia

Una casella aziendale riceve centinaia di messaggi al giorno, ma solo poche decine richiedono una decisione. L'assistente organizza le e-mail per pratica, collega lo storico delle conversazioni e prepara una bozza da revisionare. Nelle nostre implementazioni i commerciali recuperano mediamente 40–90 minuti al giorno.

Richiedi un preventivoScopri come funziona

In pratica

Bozze pronte invece di invii automatici

Il costo principale della posta aziendale non è la scrittura, ma la lettura e la classificazione delle priorità.

L'assistente gestisce il primo passaggio. Suddivide i messaggi per pratica, estrae numeri d'ordine e importi dagli allegati, ricollega le nuove e-mail ai thread precedenti.

Prepara la risposta adottando il tono del vostro team. Nessuna e-mail parte finché un membro del team non clicca sul pulsante di invio.

Nelle nostre implementazioni i commerciali recuperano mediamente 40–90 minuti al giorno: il risparmio massimo riguarda le richieste ripetitive, quello minimo le trattative complesse. I contenuti e gli indirizzi dei clienti costituiscono dati personali. Definiamo fin dal primo giorno chi accede a quali cartelle e i tempi di conservazione dei log.

  • Come funziona

    L'assistente analizza il messaggio in entrata e lo assegna alla pratica: richiesta di offerta, reclamo, fattura, selezione del personale. Elabora quindi una bozza basata sullo storico delle risposte aziendali. La bozza rimane nella casella di posta, senza passare da piattaforme esterne.

  • Integrazioni supportate

    Funziona sui vostri sistemi di posta: Microsoft 365, Google Workspace o server IMAP proprietario. Non migriamo l'archivio su software esterni; regole ed etichette restano nel client di posta che il vostro team utilizza da anni.

  • Chi decide

    L'invio resta sempre nelle mani del vostro team. L'assistente non dispone dei permessi per inviare e-mail né per eliminare elementi dalla casella. È sempre visibile lo storico dei messaggi utilizzato per generare la bozza, e la corrispondenza viene elaborata esclusivamente sull'infrastruttura specificata da contratto.

Problema

La gestione della posta assorbe le prime due ore della giornata?

Soluzione HEXART

L'assistente analizza la casella prima di voi, organizza le e-mail per pratica e prepara le risposte. Voi leggete, modificate e inviate. Oppure eliminate la bozza se la situazione richiede un approccio diverso.

Veda l'assistente sulla Sua casella di posta

Domande frequenti

Domande frequenti

Quanto tempo al giorno recupera un commerciale?

Nelle nostre implementazioni di solito da 40 a 90 minuti al giorno. Il massimo dove le richieste sono ripetitive, il minimo nelle trattative complesse.

L'assistente invia le e-mail in autonomia?

No. Non ha i permessi per inviare messaggi né per cancellare elementi dalla casella. La bozza rimane nella Vostra casella e l'invio viene confermato da una persona del team.

È necessario migrare l'archivio della posta?

No. L'assistente opera sulla Vostra posta: Microsoft 365, Google Workspace o server IMAP proprietario. Regole ed etichette restano nel client di posta che il team utilizza da anni.

Come vengono gestiti i dati personali nel testo delle e-mail?

I contenuti e gli indirizzi dei clienti sono dati personali. Dal primo giorno definiamo chi ha accesso alle cartelle e per quanto tempo conserviamo i log. Elaboriamo la corrispondenza sull'infrastruttura indicata nel contratto.

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Trenta minuti oppure un workshop completo, a scelta. Prenoti la data nel calendario, la conferma arriva subito.

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Paul Lazniak

Fondatore di HEXART

Contatti

Parliamo del vostro progetto

Mostriamo una soluzione funzionante prima di iniziare a descriverla. Specificate le vostre esigenze: video, ambienti XR, sistemi AI o identita visiva del brand.

Scriveteci o chiamateci

Bastano poche frasi: cosa realizzare, per quando e per chi.

E-mail
biuro@hexart.pl
Telefono
+48 662 016 430
Indirizzo
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Catalogo delle implementazioni

Sistemi e strumenti correlati

Vedi l'intero catalogo

  • Automazione del processo di vendita

    Le richieste arrivano tramite form, e-mail e telefono, e si risponde solo nei ritagli di tempo. Creiamo un unico flusso strutturato: il sistema ordina le richieste e prepara la bozza, il commerciale approva e invia.

  • Agenti AI per chat e telefono

    Gran parte delle richieste all'assistenza clienti riguarda sempre le stesse domande su stato dell'ordine, fattura e tempi di consegna. L'agente AI risponde attingendo dalla vostra documentazione e, nelle nostre implementazioni, gestisce il 30–60% di questi ticket. Trasferisce il resto all'operatore insieme al contesto della conversazione.

  • Dashboard e assistente per il CdA

    Discutere su quale report sia corretto costa più del reporting stesso. La dashboard aggrega i dati dai sistemi già in uso, mostrando per ogni cifra la fonte e l'orario di estrazione. Si aggiorna al ritmo dei limiti API, anche ogni minuto.

  • Knowledge base aziendale per il team

    Un nuovo collaboratore chiede una procedura e ottiene la risposta estratta dal documento specifico, con link diretto alla fonte. Il responsabile non fa più da motore di ricerca per l'intero reparto e il know-how aziendale rimane tracciato anche quando qualcuno lascia l'azienda.

  • Chat aziendale crittografata con AI

    Piani di acquisizione, trattative salariali e questioni HR circolano oggi su app di messaggistica di cui nessuno ha letto i termini d'uso. Creiamo un canale dedicato: server nella Vostra sede, crittografia end-to-end, assistente AI nella stessa rete.