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E-Mails unter Kontrolle

E-Mail-Assistent, der versendet nicht eigenständig

Im Unternehmens-Posteingang landen oft hunderte Nachrichten pro Tag, doch nur ein Bruchteil erfordert echte Entscheidungen. Der Assistent ordnet sie nach Vorgängen, verknüpft bisherige Korrespondenz und legt Entwürfe zur Prüfung vor. In unseren Projekten gewinnen Vertriebsmitarbeiter so meist 40–90 Minuten pro Tag zurück.

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In der Praxis

Entwurf statt automatischer Versand

Der größte Zeitfresser im Postfach ist nicht das Schreiben, sondern das Sichten und Priorisieren.

Der Assistent übernimmt den ersten Durchlauf: Er ordnet Nachrichten Vorgängen zu, extrahiert Bestellnummern sowie Beträge aus Anhängen und verknüpft neue E-Mails mit bestehenden Verläufen.

Er formuliert Antwortentwürfe im Tonfall Ihres Teams. Keine Nachricht verlässt das Postfach, bevor jemand aus Ihrem Team sie freigibt.

In unseren Projekten gewinnen Vertriebsmitarbeiter meist 40–90 Minuten pro Tag zurück: am meisten bei wiederkehrenden Anfragen, am wenigsten bei individuellen Verhandlungen. Inhalte und Kundendaten unterliegen dem Datenschutz. Wir definieren daher an Tag 1, wer Zugriff auf welche Ordner hat und wie lange Protokolle gespeichert werden.

  • So funktioniert es

    Der Assistent liest eingehende Nachrichten und ordnet sie Vorgängen zu: Angebotsanfrage, Reklamation, Rechnung, Recruiting. Anschließend verfasst er einen Entwurf auf Basis bisheriger Antworten des Teams. Der Entwurf liegt direkt im Postfach, nicht in einem externen Panel.

  • Integration

    Funktioniert in Ihren bestehenden Systemen: Microsoft 365, Google Workspace oder eigener IMAP-Server. Wir migrieren keine Archive in externe Tools. Regeln und Labels verbleiben im vertrauten E-Mail-Client Ihres Teams.

  • Entscheidungshoheit

    Den Versand bestätigt Ihr Team. Der Assistent besitzt weder Rechte zum Versenden von Nachrichten noch zum Löschen von Elementen. Sie sehen transparent, auf welchen früheren E-Mails der Entwurf basiert. Die Verarbeitung erfolgt vertraglich geregelt auf der vereinbarten Infrastruktur.

Problem

Kostet Sie das Postfach die ersten zwei Stunden des Tages?

Die Lösung von HEXART

Der Assistent prüft den Posteingang vorab, strukturiert Nachrichten nach Vorgängen und hinterlegt fertige Antworten im Entwurfsordner. Sie prüfen, passen bei Bedarf an und versenden. Oder Sie verwerfen den Entwurf, wenn ein individueller Tonfall erforderlich ist.

Assistenten im eigenen Postfach testen

Fragen und Antworten

Häufig gestellte Fragen

Wie viel Arbeitszeit gewinnt ein Vertriebsmitarbeiter pro Tag?

In unseren Projekten typischerweise 40 bis 90 Minuten täglich. Der höchste Zeitgewinn entsteht bei standardisierten Anfragen, der geringste bei komplexen Vertragsverhandlungen.

Versendet der Assistent E-Mails eigenständig?

Nein. Das System besitzt keine Berechtigung zum Versenden von E-Mails oder zum Löschen von Postfachinhalten. Der Entwurf wartet in Ihrem Postfach, den eigentlichen Versand löst immer ein Teammitglied aus.

Muss das bestehende E-Mail-Archiv migriert werden?

Nein. Der Assistent arbeitet direkt auf Ihren Systemen: Microsoft 365, Google Workspace oder eigener IMAP-Server. Regeln und Labels verbleiben unverändert in Ihrer vertrauten E-Mail-Anwendung.

Wie wird der Datenschutz bei E-Mail-Inhalten gewährleistet?

Inhalte und Adressen sind personenbezogene Daten. Wir definieren ab Tag eins die Zugriffsberechtigungen für Ordner sowie die Aufbewahrungsdauer von Protokollen. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf der vertraglich vereinbarten Infrastruktur.

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Paul Lazniak

Gründer von HEXART

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