Siirry sisältöön
Varaa aika

Sähköposti hallinnassa

Sähköpostiavustaja, joka ei lähetä itsenäisesti

Yrityksen postilaatikkoon voi tulla satoja viestejä päivässä, mutta vain murto-osa vaatii päätöksiä. Avustaja lajittelee viestit asioittain, liittää aiemman viestinnän mukaan ja valmistelee luonnoksen tarkistusta varten. Toteutuksissamme myyjä säästää näin yleensä 40–90 minuuttia päivässä.

Pyydä tarjous projektistaKatso, miten se toimii

Käytännössä

Luonnos lähetetyn viestin sijaan

Yrityssähköpostin suurin kustannus ei ole kirjoittaminen, vaan lukeminen ja kiireellisyyden arviointi.

Avustaja hoitaa ensimmäisen vaiheen. Se lajittelee viestit asioittain, poimii liitteistä tilausnumerot ja summat sekä yhdistää uuden sähköpostin aiempaan ketjuun.

Se laatii vastauksen tiiminne tyyliin sopien. Mikään ei lähde postilaatikosta ennen kuin joku tiimistä napsauttaa lähetyspainiketta.

Toteutuksissamme myyjä säästää yleensä 40–90 minuuttia päivässä: eniten toistuvissa kyselyissä, vähiten neuvotteluissa. Asiakkaiden viestit ja osoitteet ovat henkilötietoja. Määritämme heti ensimmäisenä päivänä, kenellä on pääsy mihinkin kansioihin ja kuinka kauan lokeja säilytetään.

  • Miten se toimii

    Avustaja lukee saapuvan viestin ja luokittelee sen aiheen mukaan: tarjouspyyntö, reklamaatio, lasku, rekrytointi. Sen jälkeen se laatii luonnoksen tiimin aiempien vastausten pohjalta. Luonnos odottaa omassa sähköpostissanne, ei ulkopuolisessa paneelissa.

  • Mihin se yhdistetään

    Toimii omassa sähköpostissanne: Microsoft 365, Google Workspace tai oma IMAP-palvelin. Emme siirrä arkistoa ulkopuoliseen sovellukseen, ja säännöt sekä tunnisteet pysyvät tiimin jo vuosia käyttämässä sähköpostiohjelmassa.

  • Kuka päättää

    Tiiminne jäsen vastaa aina lähettämisestä. Avustajalla ei ole oikeutta lähettää viestejä tai poistaa mitään postilaatikosta. Näette, mihin aiempiin viesteihin luonnos perustuu, ja käsittelemme kirjeenvaihtoa sopimuksessa määritellyssä infrastruktuurissa.

Ongelma

Vieko sähköposti työpäivänne kaksi ensimmäistä tuntia?

HEXART-ratkaisu

Avustaja käy sähköpostit läpi ennen teitä, järjestää ne asioittain ja valmistelee vastaukset. Te luette, muokkaatte ja lähetätte. Tai poistatte luonnoksen, jos asia vaatii erilaista lähestymistapaa.

Tutustu avustajaan omassa sähköpostissasi

Kysymykset ja vastaukset

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka paljon aikaa myyjä säästää päivässä?

Toteutuksissamme yleensä 40–90 minuuttia päivässä. Eniten toistuvissa kyselyissä, vähiten neuvotteluissa.

Lähettääkö avustaja sähköposteja itsenäisesti?

Ei. Sillä ei ole oikeutta lähettää viestejä tai poistaa mitään postilaatikosta. Luonnos odottaa postilaatikossanne, ja lähetyksen tekee aina tiimin jäsen.

Täytyykö sähköpostiarkisto siirtää?

Ei. Avustaja toimii nykyisessä sähköpostissanne: Microsoft 365, Google Workspace tai oma IMAP-palvelin. Säännöt ja tunnisteet pysyvät tiimin jo vuosia käyttämässä sähköpostiohjelmassa.

Miten sähköpostien sisältämiä henkilötietoja käsitellään?

Asiakkaiden tiedot ja osoitteet ovat henkilötietoja, joten sovimme heti alussa, kenellä on pääsy mihinkin kansioihin ja kuinka kauan lokeja säilytetään. Käsittelemme viestejä sopimuksessa määritellyssä infrastruktuurissa.

Sitoumukseton keskustelu

Varaa työpaja Paulin kanssa

Kolmekymmentä minuuttia tai täysi työpaja, valitse sopivin. Varaa aika kalenterista, vahvistus tulee heti.

Varaa aikaSoitatko mieluummin? +48 662 016 430

Paul Lazniak

HEXARTin perustaja

Yhteystiedot

Keskustellaan projektistanne

Näytämme toimivan ratkaisun ennen kuin alamme esitellä sitä. Kirjoita, mitä tarvitsette: elokuva, XR-maailma, AI-järjestelmä tai brändi-identiteetti.

Kirjoita tai soita

Muutama lause riittää: mitä toteutetaan, milloin ja kenelle.

Sähköposti
biuro@hexart.pl
Puhelin
+48 662 016 430
Osoite
Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia
Lähetä sähköpostiaSoita

Toteutuskatalogi

Liittyvät järjestelmät ja työkalut

Katso koko luettelo

  • Myyntiprosessin automatisointi

    Kyselyitä saapuu lomakkeella, sähköpostitse ja puhelimitse, ja vastaus lähetetään silloin, kun jollakulla on aikaa. Yhdistämme nämä yhdeksi prosessiksi: järjestelmä järjestää yhteydenotot ja luonnostelee vastauksen, myyjä tarkistaa ja lähettää.

  • Tekoälyagentit chatissa ja puhelimessa

    Suuri osa asiakaspalvelun yhteydenotoista toistaa samoja kysymyksiä tilauksen tilasta, laskusta ja toimitusajasta. Tekoälyagentti vastaa niihin dokumentaationne pohjalta ja ratkaisee toteutuksissamme 30–60% näistä kysymyksistä. Loput se siirtää asiakaspalvelijalle keskustelun kontekstin kera.

  • Koontinäyttö ja johdon assistentti

    Kiistely siitä, kenen raportti pitää paikkansa, maksaa enemmän kuin itse raportointi. Koontinäyttö kokoaa tiedot nykyisistä järjestelmistänne ja näyttää jokaisen luvun kohdalla lähteen sekä noutoajan. Päivitys tapahtuu API-rajojen mukaan, jopa minuutin välein.

  • Yrityksen tietopankki tiimille

    Uusi työntekijä kysyy ohjeistusta ja saa vastauksen suoraan oikeasta asiakirjasta lähdelinkkeineen. Esihenkilön ei tarvitse toimia koko osaston hakukoneena, ja dokumentoitu tieto säilyy yrityksessä myös henkilöstövaihdoksissa.

  • Salattu yritysviestin AI-ominaisuuksilla

    Yrityskauppasuunnitelmat, palkkaneuvottelut ja henkilöstöasiat liikkuvat nykyään viestisovelluksissa, joiden käyttöehtoja kukaan ei ole lukenut. Luomme erillisen viestintäkanavan: palvelin omissa tiloissanne, laitteiden välinen päästä päähän -salaus, AI-assistentti samassa verkossa.