Przejdź do treści
Zarezerwuj termin

Poczta pod kontrolą

Asystent e-mail, który nie wysyła sam

Firmowa skrzynka potrafi dostać dziennie setki wiadomości, a decyzji wymaga kilkanaście. Asystent układa je według spraw, podpina wcześniejszą korespondencję i zostawia brudnopis do przejrzenia. W naszych wdrożeniach handlowiec odzyskuje tak zwykle 40–90 minut dziennie.

Wyceń projektZobacz, jak to działa

W praktyce

Brudnopis zamiast wysłanej wiadomości

Największy koszt firmowej poczty to nie pisanie, tylko czytanie i decydowanie, co jest pilne.

Asystent bierze na siebie pierwszy przebieg. Rozdziela wiadomości na sprawy, wyciąga z załączników numery zamówień i kwoty, łączy nowy mail z wcześniejszym wątkiem.

Przygotowuje odpowiedź w tonie, w jakim odpisuje Wasz zespół. Nic nie opuszcza skrzynki, dopóki ktoś z zespołu nie kliknie przycisku wysyłki.

W naszych wdrożeniach handlowiec odzyskuje zwykle 40–90 minut dziennie: najwięcej przy powtarzalnych zapytaniach, najmniej przy negocjacjach. Treści i adresy klientów to dane osobowe. Pierwszego dnia ustalamy więc, kto ma dostęp do których folderów i jak długo trzymamy logi.

  • Jak działa

    Asystent czyta przychodzącą wiadomość i przypisuje ją do sprawy: zapytanie ofertowe, reklamacja, faktura, rekrutacja. Potem pisze wersję roboczą na podstawie tego, jak zespół odpowiadał dotąd. Brudnopis czeka w skrzynce, nie w cudzym panelu.

  • Z czym się łączy

    Działa na Waszej poczcie: Microsoft 365, Google Workspace albo własny serwer IMAP. Nie przenosimy archiwum do zewnętrznej aplikacji, a reguły i etykiety zostają w kliencie pocztowym, którego zespół używa od lat.

  • Kto decyduje

    Wysyłkę klika ktoś z Waszego zespołu. Asystent nie ma uprawnienia do wysłania wiadomości ani do skasowania czegokolwiek ze skrzynki. Widzisz, na jakich wcześniejszych mailach oparł brudnopis, a korespondencję przetwarzamy na infrastrukturze wskazanej w umowie.

Problem

Skrzynka zjada Ci pierwsze dwie godziny dnia?

Rozwiązanie HEXART

Asystent przegląda pocztę przed Tobą, układa ją według spraw i zostawia przygotowane odpowiedzi. Ty czytasz, poprawiasz i wysyłasz. Albo kasujesz brudnopis, jeśli sprawa wymaga innego tonu.

Zobacz asystenta na swojej poczcie

Pytania i odpowiedzi

Najczęstsze pytania

Ile czasu dziennie odzyskuje handlowiec?

W naszych wdrożeniach zwykle od 40 do 90 minut dziennie. Najwięcej tam, gdzie zapytania są powtarzalne, najmniej przy negocjacjach.

Czy asystent wysyła maile samodzielnie?

Nie. Nie ma uprawnienia do wysłania wiadomości ani do skasowania czegokolwiek ze skrzynki. Brudnopis czeka w Waszej skrzynce, a wysyłkę klika ktoś z zespołu.

Czy trzeba przenosić archiwum poczty?

Nie. Asystent działa na Waszej poczcie: Microsoft 365, Google Workspace albo własnym serwerze IMAP. Reguły i etykiety zostają w kliencie pocztowym, którego zespół używa od lat.

Co z danymi osobowymi w treści maili?

Treści i adresy klientów to dane osobowe, więc pierwszego dnia ustalamy, kto ma dostęp do których folderów i jak długo trzymamy logi. Korespondencję przetwarzamy na infrastrukturze wskazanej w umowie.

Rozmowa bez zobowiązań

Umów warsztat z Paulem

Trzydzieści minut albo pełny warsztat, sam wybierz. Termin rezerwujesz w kalendarzu, potwierdzenie przychodzi od razu.

Zarezerwuj terminWolisz zadzwonić? +48 662 016 430

Paul Lazniak

Założyciel HEXART

Kontakt

Porozmawiajmy o Waszym projekcie

Pokażemy działającą rzecz, zanim zaczniemy o niej opowiadać. Napisz, czego potrzebujecie: film, świat XR, system AI albo identyfikację marki.

Napisz albo zadzwoń

Kilka zdań wystarczy: co ma powstać, na kiedy i dla kogo.

E-mail
biuro@hexart.pl
Telefon
+48 662 016 430
Adres
Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia
Napisz e-mailZadzwoń

Katalog wdrożeń

Pokrewne systemy i narzędzia

Zobacz cały katalog

  • Automatyzacja procesu sprzedaży

    Zapytania przychodzą formularzem, mailem i telefonem, a odpowiedź wychodzi wtedy, gdy ktoś ma wolną chwilę. Układamy z tego jeden strumień: system porządkuje zgłoszenia i przygotowuje szkic, handlowiec zatwierdza i wysyła.

  • Agenci AI na czacie i telefonie

    Duża część zgłoszeń w biurze obsługi to te same pytania o status zamówienia, fakturę i termin dostawy. Agent AI odpowiada na nie z Waszej dokumentacji i w naszych wdrożeniach domyka 30–60% takich zapytań. Resztę przekazuje konsultantowi z kontekstem rozmowy.

  • Dashboard i asystent zarządu

    Spór o to, czyj raport jest prawdziwy, kosztuje więcej niż samo raportowanie. Dashboard zbiera dane z systemów, których już używacie, i przy każdej liczbie pokazuje źródło i godzinę pobrania. Odświeża się w rytmie limitów API, nawet co minutę.

  • Baza wiedzy firmowej dla zespołu

    Nowa osoba pyta o procedurę i dostaje odpowiedź z konkretnego dokumentu razem z linkiem do źródła. Kierownik przestaje być wyszukiwarką dla całego działu, a spisana wiedza zostaje w firmie, kiedy ktoś z niej odchodzi.

  • Szyfrowany komunikator firmowy z AI

    Plany przejęcia, negocjacje płacowe i sprawy kadrowe krążą dziś po komunikatorach, których regulaminu nikt nie czytał. Stawiamy osobny kanał: serwer w Waszej siedzibie, szyfrowanie od urządzenia do urządzenia, asystent AI w tej samej sieci.