Hoppa till innehållet
Boka ett möte

Rutiner nära till hands

Företagets samlade kunskap i en enda chatt

En nyanställd frågar om en rutin och får svar direkt från ett specifikt dokument, inklusive länk till källan. Chefen slipper agera sökmotor åt hela avdelningen, och den dokumenterade kunskapen stannar i företaget vid personalomsättning.

Få en offert för projektetSe hur det fungerar

I praktiken

Kunskapen stannar i företaget

De vanligaste frågorna i företag med upp till 100 anställda gäller sådant som redan har dokumenterats: reklamationer, semester, fakturakorrigeringar, maskinkonfiguration. Svaret finns, men ligger i en två år gammal bilaga.

Vi implementerar sökning i era dokument och en chatt som anger källan, så att medarbetaren själv kan verifiera om rutinen fortfarande gäller. Vi börjar med en avdelning och några hundra filer. Efter en månad syns det vilka frågor som återkommer oftast och vilka instruktioner som behöver uppdateras.

Databasen växer stegvis. Återkommande beslut sammanfattas till slutsatser och vägs utifrån om de har gett mätbara resultat.

Enbart text ryms oftast på 5 MB, och databasen växer till 1–8 GB när grafik och instruktionsfilmer tolkas i sitt sammanhang.

Data om medarbetare och kunder stannar på era konton. Vi bestämmer tillsammans med er vem som har åtkomst och vem som ansvarar för att uppdatera innehållet.

  • Hur det fungerar

    Systemet indexerar era rutiner, instruktioner och anteckningar. På frågor svarar det med en mening från en specifik fil och visar exakt vilken sida den kommer från. Om svaret saknas i dokumenten meddelas detta direkt, utan gissningar.

  • Vad den integreras med

    Frågorna ställs där teamet redan arbetar: i Slack, Teams eller i webbläsaren. Källorna är filer från SharePoint, Google Drive, Confluence och skannade PDF-dokument. Filerna stannar kvar på sin plats och flyttas inte till något nytt system.

  • Vem som bestämmer

    Behörigheterna speglar de i era befintliga system: den som saknar åtkomst till HR-mappen får inga svar därifrån. Varje fråga och citerat dokument loggas, och innehållsägaren avgör vad som inkluderas i databasen.

Problem

Ställer nyanställda samma fråga för tredje gången?

HEXARTs lösning

HEXART kunskapschatt svarar med ett citat från er rutin och en länk till filen, så att medarbetaren själv kan kontrollera källan. När team delar ett gemensamt minne istället för privata mappar har vi noterat en ökad säljeffektivitet på 15–75%, beroende på bransch.

Se det applicerat på era egna dokument

Frågor och svar

Vanliga frågor

Måste dokumenten flyttas till ett nytt system?

Nej. Källorna är filer från SharePoint, Google Drive, Confluence och skannade PDF-dokument. De stannar kvar på sin plats. Frågorna ställs där teamet redan arbetar: i Slack, Teams eller i webbläsaren.

Hur vet man att svaret är aktuellt?

Systemet svarar med en mening från en specifik fil och visar sidan den togs från, så att medarbetaren själv kan kontrollera om rutinen fortfarande gäller. Om svaret saknas i dokumenten uppger systemet det direkt istället för att gissa.

Kan alla se samtliga dokument?

Nej. Behörigheterna speglar er befintliga lagring: den som saknar åtkomst till HR-mappen får inga svar därifrån. Varje fråga och citerat dokument loggas, och innehållsägaren avgör vad som inkluderas i kunskapsbasen.

Var börjar vi och hur stor är en sådan kunskapsbas?

Med en avdelning och några hundra filer. Efter en månad syns det vilka frågor som återkommer oftast och vilka instruktioner som behöver justeras. Själva texten ryms oftast inom 5 MB. Med grafik och instruktionsfilmer växer basen till 1–8 GB.

Förutsättningslöst samtal

Boka workshop med Paul

Trettio minuter eller en full workshop, välj själv. Boka tid direkt i kalendern, bekräftelsen kommer omedelbart.

Boka ett möteFöredrar ni att ringa? +48 662 016 430

Paul Lazniak

Grundare av HEXART

Kontakt

Diskutera ert projekt

Vi visar en fungerande lösning innan vi börjar prata om den. Berätta vad ni behöver: film, XR-värld, AI-system eller varumärkesidentitet.

Skriv eller ring

Några meningar räcker: vad som ska skapas, till när och för vem.

E-post
biuro@hexart.pl
Telefon
+48 662 016 430
Adress
Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia
Skicka e-postRing

Implementeringskatalog

Relaterade system och verktyg

Se hela katalogen

  • Lokal kunskapsbas på server (RAG)

    Avtal, teknisk dokumentation och korrespondens som företagspolicyn förbjuder i molnet söks via chatt. Modell och index körs i ert rack. En maskin hanterar parallellt 5 till 20 enkla förfrågningar inom 100 till 1 000 ms. Ytterligare en server fördubblar kapaciteten.

  • Automatisering av säljprocessen

    Förfrågningar kommer in via formulär, e-post och telefon, och svaret skickas först när någon får tid över. Vi samlar allt i ett flöde: systemet strukturerar ärenden och förbereder utkast, säljaren godkänner och skickar.

  • AI-assistent för företagsmejl

    En företagsinkorg kan ta emot hundratals mejl per dag, men bara ett dussintal kräver faktiska beslut. Assistenten sorterar efter ärende, kopplar ihop tidigare korrespondens och lämnar ett utkast för granskning. I våra implementeringar sparar en säljare vanligtvis 40–90 minuter per dag.

  • Rådgivning och AI-implementering för företag

    De flesta företag behöver inte en treårig AI-strategi, utan ett tydligt svar på var de ska börja detta kvartal. Vi granskar era processer, pekar ut den snabbaste vägen till resultat och driver projektet hela vägen till en fungerande implementering.

  • SEO-innehållsgenerator för bloggen

    Kunskapen som säljer finns i era medarbetares huvuden, inte på bloggen, eftersom ingen har en halv dag över för att skriva en text. Vi samlar in kunskapen en gång, sedan sätter systemet ihop utkast optimerade för specifika sökord.