Procedure a portata di mano
Conoscenza aziendale in una sola chat
Un nuovo collaboratore chiede una procedura e ottiene la risposta estratta dal documento specifico, con link diretto alla fonte. Il responsabile non fa più da motore di ricerca per l'intero reparto e il know-how aziendale rimane tracciato anche quando qualcuno lascia l'azienda.
In pratica
Il know-how resta in azienda
Le domande più frequenti nelle aziende fino a 100 dipendenti riguardano temi già documentati: reclami, ferie, note di credito, configurazione macchinari. La risposta esiste, ma è sepolta in un allegato di due anni fa.
Attiviamo la ricerca sui vostri documenti e una chat che cita la fonte, consentendo al dipendente di verificare subito la validità della procedura. Iniziamo da un singolo reparto e poche centinaia di file. Dopo un mese emergono le domande ricorrenti e le istruzioni da aggiornare.
La base dati cresce progressivamente. Il sistema sintetizza le decisioni ripetute e le valuta in base ai risultati misurabili ottenuti.
Il solo testo occupa solitamente fino a 5 MB; la base cresce a 1–8 GB quando include immagini e registrazioni video analizzate nel contesto.
I dati di dipendenti e clienti rimangono sui vostri account. Definiamo con voi i livelli di accesso e i responsabili degli aggiornamenti.
Come funziona
Il sistema indicizza procedure, istruzioni e note aziendali; risponde a ogni domanda citando il file esatto e indicando la pagina di riferimento. Se l'informazione non è presente nei documenti, lo segnala chiaramente senza inventare risposte.
Integrazioni supportate
Le domande si pongono dove il team lavora già: Slack, Microsoft Teams o browser. Le fonti includono file di SharePoint, Google Drive, Confluence e scansioni PDF. I file rimangono dove sono, senza migrazioni verso nuovi sistemi.
Chi decide
I permessi replicano quelli del vostro storage: chi non ha accesso alla cartella HR non riceverà risposte da quei documenti. Ogni richiesta e documento citato viene registrato, e il responsabile dei contenuti decide cosa includere nella base dati.
Problema
Un nuovo collega fa la stessa domanda per la terza volta?
Soluzione HEXART
La chat documentale di HEXART risponde con una citazione diretta dalla procedura e il link al file, permettendo al dipendente di verificare la fonte. Condividere la documentazione invece di tenerla in cartelle personali ha incrementato l'efficienza commerciale del 15–75%, a seconda del settore.
Verificatelo sui vostri documentiDomande frequenti
Domande frequenti
È necessario migrare i documenti in un nuovo sistema?
No. Le fonti utilizzate sono i file già presenti su SharePoint, Google Drive, Confluence e scansioni PDF. Rimangono dove sono. Il team fa domande direttamente da Slack, Microsoft Teams o browser.
Come verificare se la risposta è aggiornata?
Il sistema risponde con una frase tratta da un file specifico e mostra la pagina di origine: il dipendente verifica autonomamente se la procedura è ancora aggiornata. Se la risposta non è presente nei documenti, lo segnala chiaramente invece di tirare a indovinare.
Tutti possono visualizzare tutti i documenti?
No. I permessi replicano quelli del vostro disco: chi non ha accesso alla cartella risorse umane non riceve risposte da quei contenuti. Ogni domanda e documento citato vengono registrati nel log, e il responsabile dei contenuti decide cosa includere nella knowledge base.
Da dove si inizia e quanto è grande una knowledge base di questo tipo?
Da un singolo reparto e da qualche centinaio di file. Dopo un mese emergono le domande più frequenti e le istruzioni da aggiornare. Il solo testo occupa solitamente 5 MB. Con grafiche e video tutorial, la base raggiunge 1–8 GB.
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