Procédures à portée de main
Savoir d'entreprise dans un seul chat
Un nouveau collaborateur s'interroge sur un processus: il reçoit la réponse extraite du document source avec son lien direct. Le manager cesse de servir de moteur de recherche pour l'équipe, et le savoir documenté reste dans l'entreprise en cas de départ.
En pratique
Le savoir reste dans l'entreprise
Dans une entreprise de moins de 100 salariés, les questions récurrentes portent sur des points déjà documentés: réclamations, congés, factures rectificatives ou réglages machine. L'information existe, mais reste enfouie dans une pièce jointe vieille de deux ans.
Nous déployons un moteur de recherche documentaire et un chat interactif qui cite systématiquement ses sources, permettant aux salariés de vérifier la validité de la procédure. Nous commençons par un service pilote et quelques centaines de fichiers. Au bout d'un mois, les questions fréquentes et les instructions à corriger apparaissent clairement.
La base s'enrichit progressivement. Le système synthétise les points récurrents et les pondère selon l'efficacité mesurée de leur application.
Le texte seul occupe généralement 5 Mo, et la base atteint 1–8 Go lorsque s'y ajoutent visuels et vidéos pédagogiques analysés en contexte.
Les données collaborateurs et clients restent hébergées sur vos comptes. Nous définissons ensemble les autorisations d'accès et les rôles de mise à jour des contenus.
Fonctionnement
Le système indexe vos procédures, manuels et notes. À chaque question, il répond par une phrase issue d'un fichier précis et affiche la page source. Si les documents ne contiennent pas la réponse, il l'indique clairement au lieu de deviner.
Intégrations
Posez vos questions directement dans vos outils quotidiens: Slack, Teams ou navigateur web. Les données proviennent de SharePoint, Google Drive, Confluence ou de scans PDF. Les fichiers restent à leur place, sans migration vers un nouvel outil.
Contrôle
Les droits d'accès reproduisent fidèlement ceux de votre stockage: un utilisateur sans accès au dossier RH ne recevra aucune réponse issue de ces documents. Chaque question et document cité sont enregistrés dans un registre, et le propriétaire du contenu contrôle les éléments intégrés à la base.
Problème
Une nouvelle recrue pose la même question pour la troisième fois?
Solution HEXART
Le chat de connaissances HEXART répond avec une citation exacte de votre procédure et un lien vers le fichier source: le collaborateur vérifie lui-même l'information. En centralisant la mémoire de l'équipe au lieu d'éparpiller les dossiers locaux, nos clients constatent un gain d'efficacité commerciale de 15–75% selon le secteur.
Testez la solution sur vos propres documentsQuestions et réponses
Questions fréquentes
Faut-il migrer les documents vers un nouveau système?
Non. Les sources restent vos fichiers SharePoint, Google Drive, Confluence et scans PDF. Ils restent à leur place. Les utilisateurs posent leurs questions directement dans leurs outils habituels: Slack, Teams ou navigateur web.
Comment s'assurer que la réponse est à jour?
Le système cite la phrase exacte du document concerné et indique le numéro de page: le collaborateur vérifie lui-même la validité de la procédure. En l'absence de réponse dans la documentation, il le signale directement sans rien inventer.
Chaque collaborateur a-t-il accès à l'ensemble des documents?
Non. Les autorisations respectent la structure de vos espaces de stockage: sans accès au dossier RH, impossible d'obtenir une réponse issue de ces fichiers. Toutes les requêtes et citations sont consignées dans un journal d'audit, et le responsable de contenu valide chaque intégration.
Par quoi commence-t-on et quel est le volume d'une telle base?
Démarrez par un service pilote et quelques centaines de documents. Après un mois, identifiez les questions récurrentes et les procédures à clarifier. Le texte brut occupe généralement moins de 5 Mo. Avec les visuels et vidéos de formation, la base atteint 1–8 Go.
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Paul Lazniak
Fondateur de HEXART
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