Prosedyrer lett tilgjengelig
Bedriftskunnskap i én chat
En nyansatt spør om en rutine og får svar hentet rett fra det aktuelle dokumentet, komplett med kildelenke. Lederen slipper å fungere som søkemotor for hele avdelingen, og bedriftens kunnskap forblir i huset ved personalskifter.
I praksis
Kunnskapen blir i bedriften
De vanligste spørsmålene i en bedrift med opptil 100 ansatte gjelder ting noen allerede har beskrevet: reklamasjoner, ferie, fakturakorrigering, maskinoppsett. Svaret finnes, men ligger gjemt i et to år gammelt vedlegg.
Vi aktiverer søk i dokumentene deres og en chat som oppgir kilden, slik at den ansatte selv kan sjekke om prosedyren fortsatt gjelder. Vi starter med én avdeling og noen hundre filer. Etter en måned ser dere hvilke spørsmål som gjentar seg oftest, og hvilke instruksjoner som må oppdateres.
Kunnskapsbasen vokser trinnvis. Systemet oppsummerer gjentatte beslutninger til konkrete konklusjoner og vekter dem etter målbar effekt.
Ren tekst tar vanligvis under 5 MB, mens databasen vokser til 1–8 GB der grafikk og instruksjonsvideoer leses i kontekst.
Data om ansatte og kunder forblir på deres egne kontoer. Vi avtaler med dere hvem som har tilgang, og hvem som har ansvar for å oppdatere innholdet.
Slik fungerer det
Systemet indekserer prosedyrene, instruksjonene og notatene deres. På spørsmål svarer det med en setning fra den konkrete filen og viser siden den er hentet fra. Finnes ikke svaret i dokumentene, opplyser det direkte om dette i stedet for å gjette.
Hva den integreres med
Still spørsmål der teamet allerede jobber: i Slack, Teams eller nettleseren. Kildegrunnlaget er filer fra SharePoint, Google Disk, Confluence og PDF-skanninger. Filene forblir på sin vante plass; vi flytter dem ikke til et nytt system.
Hvem bestemmer
Tilgangsrettighetene speiler oppsettet i deres eksisterende filsystem: Den som mangler tilgang til HR-mappen, får heller ingen svar derfra. Hvert spørsmål og sitert dokument loggføres, og innholdseieren bestemmer hva som inkluderes i basen.
Problem
Spør en nyansatt om det samme for tredje gang?
HEXARTs løsning
HEXART kunnskapschat svarer med et sitat fra prosedyren deres og en lenke til filen, slik at den ansatte selv kan verifisere kilden. Når team etablerer et felles minne fremfor private mapper, har vi registrert en økning i salgsproduktivitet på 15–75%, avhengig av bransje.
Se løsningen med egne dokumenterSpørsmål og svar
Ofte stilte spørsmål
Må dokumentene flyttes til et nytt system?
Nei. Kildene er filer fra SharePoint, Google Disk, Confluence og PDF-skanninger. De forblir på sin vante plass. Still spørsmål der teamet allerede jobber: i Slack, Teams eller nettleseren.
Hvordan vet man at svaret er oppdatert?
Systemet svarer med en setning fra den konkrete filen og viser siden den er hentet fra, slik at den ansatte selv kan kontrollere om prosedyren er gyldig. Hvis svaret mangler i dokumentene, opplyser det direkte om dette i stedet for å gjette.
Får alle tilgang til samtlige dokumenter?
Nei. Tilgangene speiler strukturen på deres disk: Den som ikke har tilgang til HR-mappen, får heller ingen svar derfra. Hvert spørsmål og siterte dokument loggføres, og innholdseieren bestemmer hva som inkluderes i kunnskapsbasen.
Hvor starter vi, og hvor stor er en slik kunnskapsbase?
Med én avdeling og noen hundre filer. Etter en måned ser dere hvilke spørsmål som går igjen, og hvilke instruksjoner som må oppdateres. Selve teksten tar vanligvis under 5 MB. Med grafikk og opplæringsvideoer øker datamengden til 1–8 GB.
Uforpliktende samtale
Book en workshop med Paul
Tretti minutter eller full workshop, velg det som passer best. Velg tidspunkt direkte i kalenderen, bekreftelsen kommer umiddelbart.
Paul Lazniak
Grunnlegger av HEXART
- Møt alltid samme person
- 30 min · 90 min · 15 min
- biuro@hexart.pl
- +48 662 016 430
Kontakt
La oss diskutere prosjektet deres
Vi demonstrerer en fungerende løsning før vi går inn på detaljene. Send en melding om hva dere trenger: film, XR-miljø, AI-system eller merkevareidentitet.
Send en melding eller ring
Noen få setninger holder: hva som skal lages, til når og for hvem.
- E-post
- biuro@hexart.pl
- Telefon
- +48 662 016 430
- Adresse
- Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia