Procedimientos a mano
Conocimiento corporativo en un único chat
Una nueva incorporación consulta un proceso y recibe la respuesta extraída de un documento concreto junto con el enlace a la fuente. Los mandos intermedios dejan de actuar como buscadores internos y el conocimiento documentado permanece en la empresa si alguien se marcha.
En la práctica
El conocimiento permanece en la empresa
Las dudas más frecuentes en empresas de hasta 100 empleados tratan sobre cuestiones ya documentadas: reclamaciones, vacaciones, facturas rectificativas o configuración de maquinaria. La respuesta existe, pero está archivada en un adjunto de hace dos años.
Implementamos búsquedas sobre sus documentos y un chat que cita la fuente, permitiendo al empleado verificar si el procedimiento sigue vigente. Comenzamos con un departamento y unos cientos de archivos. Tras un mes, se identifican las consultas recurrentes y los manuales que requieren actualización.
La base de datos crece de forma incremental. El sistema sintetiza las decisiones recurrentes en conclusiones y las pondera según el impacto medible de su aplicación.
El texto suele ocupar unos 5 MB, y la base de datos se amplía a 1–8 GB cuando se incorporan gráficos y grabaciones de formación leídas en contexto.
Los datos de empleados y clientes permanecen en sus cuentas. Definimos con ustedes los niveles de acceso y los responsables de actualizar el contenido.
Cómo funciona
El sistema indexa sus procedimientos, manuales y notas; responde a cada consulta con una frase del archivo exacto e indica la página correspondiente. Si la información no consta en la documentación, lo comunica de forma explícita sin formular suposiciones.
Con qué se conecta
Las consultas se realizan en las herramientas de uso diario: Slack, Teams o el navegador web. Las fuentes proceden de SharePoint, Google Drive, Confluence y archivos PDF escaneados. Los documentos permanecen en su ubicación original, sin migraciones a nuevos sistemas.
Quién decide
Los permisos replican la estructura de su almacenamiento: quien no disponga de acceso a la carpeta de recursos humanos no obtendrá respuestas basadas en ella. Cada consulta y documento citado quedan registrados en un historial, y el propietario del contenido determina qué información se indexa.
Problema
¿Un nuevo empleado formula la misma pregunta por tercera vez?
Solución HEXART
El chat de conocimiento de HEXART responde con una cita directa de su procedimiento y el enlace al documento, facilitando la verificación inmediata. En equipos que comparten un repositorio común en lugar de carpetas locales, registramos incrementos de productividad comercial de entre el 15 y el 75%, según el sector.
Pruébelo con sus documentosPreguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Es necesario migrar los documentos a un nuevo sistema?
No. La información procede de SharePoint, Google Drive, Confluence y archivos PDF escaneados. Todo se mantiene en su ubicación original. El equipo formula las consultas directamente en Slack, Teams o el navegador web.
¿Cómo saber si la respuesta está actualizada?
El sistema responde con una frase de un archivo concreto e indica la página de origen, lo que permite al empleado comprobar si el procedimiento sigue vigente. Si la respuesta no figura en los documentos, lo indica directamente en lugar de especular.
¿Podrá todo el mundo ver todos los documentos?
No. Los permisos replican los de su almacenamiento: quien no tenga acceso a la carpeta de recursos humanos, no recibirá respuestas de ella. Cada consulta y documento citado se registran, y el responsable del contenido decide qué entra en la base.
¿Por dónde empezamos y qué tamaño tiene esta base de conocimiento?
Por un solo departamento y varios cientos de archivos. Tras un mes, se identifican las preguntas más recurrentes y las instrucciones a corregir. El texto suele ocupar unos 5 MB. Con imágenes y vídeos formativos, la base alcanza entre 1 y 8 GB.
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Paul Lazniak
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