Przejdź do treści
Zarezerwuj termin

Procedury pod ręką

Firmowa wiedza w jednym czacie

Nowa osoba pyta o procedurę i dostaje odpowiedź z konkretnego dokumentu razem z linkiem do źródła. Kierownik przestaje być wyszukiwarką dla całego działu, a spisana wiedza zostaje w firmie, kiedy ktoś z niej odchodzi.

Wyceń projektZobacz, jak to działa

W praktyce

Wiedza zostaje w firmie

Najczęstsze pytania w firmie do 100 osób dotyczą rzeczy, które ktoś już kiedyś opisał: reklamacja, urlop, korekta faktury, konfiguracja maszyny. Odpowiedź istnieje, tylko leży w załączniku sprzed dwóch lat.

Uruchamiamy wyszukiwanie po Waszych dokumentach i czat, który podaje źródło, żeby pracownik sam sprawdził, czy procedura jest jeszcze aktualna. Zaczynamy od jednego działu i kilkuset plików. Po miesiącu widać, które pytania wracają najczęściej i które instrukcje trzeba poprawić.

Baza rośnie przyrostowo. Powtarzające się ustalenia system skraca do wniosków i waży je po tym, czy ich zastosowanie dało mierzalny efekt.

Sam tekst mieści się zwykle w 5 MB, a baza rośnie do 1–8 GB tam, gdzie dochodzą grafiki i nagrania instruktażowe czytane kontekstowo.

Dane pracowników i klientów zostają na Waszych kontach. Ustalamy z Wami, kto ma do nich dostęp i kto odpowiada za aktualizację treści.

  • Jak działa

    System indeksuje Wasze procedury, instrukcje i notatki, a na pytanie odpowiada zdaniem z konkretnego pliku i pokazuje stronę, z której je wziął. Gdy w dokumentach odpowiedzi nie ma, mówi o tym wprost, zamiast zgadywać.

  • Z czym się łączy

    Pytania zadaje się tam, gdzie zespół już siedzi: w Slacku, Teamsie albo w przeglądarce. Źródłem są pliki z SharePointa, Dysku Google, Confluence i skany PDF. Pliki zostają na swoim miejscu, nie przenosimy ich do nowego systemu.

  • Kto decyduje

    Uprawnienia odwzorowują te z Waszego dysku: kto nie widzi folderu kadr, nie dostanie z niego odpowiedzi. Każde pytanie i cytowany dokument trafiają do rejestru, a właściciel treści decyduje, co w ogóle wchodzi do bazy.

Problem

Nowa osoba pyta o to samo trzeci raz?

Rozwiązanie HEXART

Czat wiedzy HEXART odpowiada cytatem z Waszej procedury i linkiem do pliku, więc pracownik sam sprawdza źródło. Gdzie zespół prowadzi wspólną pamięć zamiast prywatnych folderów, notowaliśmy wzrost wydajności sprzedaży o 15–75%, zależnie od branży.

Zobacz to na Waszych dokumentach

Pytania i odpowiedzi

Najczęstsze pytania

Czy trzeba przenosić dokumenty do nowego systemu?

Nie. Źródłem są pliki z SharePointa, Dysku Google, Confluence i skany PDF. Zostają na swoim miejscu. Pytania zadaje się tam, gdzie zespół już siedzi: w Slacku, Teamsie albo w przeglądarce.

Skąd wiadomo, że odpowiedź jest aktualna?

System odpowiada zdaniem z konkretnego pliku i pokazuje stronę, z której je wziął, więc pracownik sam sprawdza, czy procedura jest jeszcze aktualna. Gdy w dokumentach odpowiedzi nie ma, mówi o tym wprost zamiast zgadywać.

Czy każdy zobaczy wszystkie dokumenty?

Nie. Uprawnienia odwzorowują te z Waszego dysku: kto nie widzi folderu kadr, nie dostanie z niego odpowiedzi. Każde pytanie i cytowany dokument trafiają do rejestru, a właściciel treści decyduje, co w ogóle wchodzi do bazy.

Od czego zaczynamy i jak duża jest taka baza wiedzy?

Od jednego działu i kilkuset plików. Po miesiącu widać, które pytania wracają najczęściej i które instrukcje trzeba poprawić. Sam tekst mieści się zwykle w 5 MB. Z grafikami i nagraniami instruktażowymi baza rośnie do 1–8 GB.

Rozmowa bez zobowiązań

Umów warsztat z Paulem

Trzydzieści minut albo pełny warsztat, sam wybierz. Termin rezerwujesz w kalendarzu, potwierdzenie przychodzi od razu.

Zarezerwuj terminWolisz zadzwonić? +48 662 016 430

Paul Lazniak

Założyciel HEXART

Kontakt

Porozmawiajmy o Waszym projekcie

Pokażemy działającą rzecz, zanim zaczniemy o niej opowiadać. Napisz, czego potrzebujecie: film, świat XR, system AI albo identyfikację marki.

Napisz albo zadzwoń

Kilka zdań wystarczy: co ma powstać, na kiedy i dla kogo.

E-mail
biuro@hexart.pl
Telefon
+48 662 016 430
Adres
Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia
Napisz e-mailZadzwoń

Katalog wdrożeń

Pokrewne systemy i narzędzia

Zobacz cały katalog

  • Lokalna baza wiedzy na serwerze (RAG)

    Umowy, dokumentacja techniczna i korespondencja, których polityka firmy nie pozwala wysłać do chmury, przeszukujecie czatem. Model i indeks stoją w Waszej szafie rack. Jedna maszyna obsługuje równolegle od 5 do 20 prostych zapytań w oknie od 100 do 1 000 ms. Kolejny serwer podwaja tę pulę.

  • Automatyzacja procesu sprzedaży

    Zapytania przychodzą formularzem, mailem i telefonem, a odpowiedź wychodzi wtedy, gdy ktoś ma wolną chwilę. Układamy z tego jeden strumień: system porządkuje zgłoszenia i przygotowuje szkic, handlowiec zatwierdza i wysyła.

  • Asystent AI do poczty firmowej

    Firmowa skrzynka potrafi dostać dziennie setki wiadomości, a decyzji wymaga kilkanaście. Asystent układa je według spraw, podpina wcześniejszą korespondencję i zostawia brudnopis do przejrzenia. W naszych wdrożeniach handlowiec odzyskuje tak zwykle 40–90 minut dziennie.

  • Doradztwo i wdrożenia AI w firmie

    Większość firm nie potrzebuje strategii AI na trzy lata, tylko odpowiedzi, od czego zacząć w tym kwartale. Przeglądamy procesy, wskazujemy jeden odcinek z najkrótszą drogą do efektu i prowadzimy go aż do działającego wdrożenia.

  • Generator treści SEO na bloga

    Wiedza, która sprzedaje, siedzi w głowach Waszych ludzi, a nie na blogu, bo nikt nie ma pół dnia na napisanie tekstu. Zbieramy ją raz, a potem system składa z niej szkice pod konkretne frazy.