Gå til indhold
Book et møde

Procedurer lige ved hånden

Virksomhedens viden i én chat

En ny medarbejder spørger om en procedure og modtager et svar fra det konkrete dokument sammen med et link til kilden. Lederen slipper for at fungere som søgemaskine for hele afdelingen, og den dokumenterede viden forbliver i virksomheden, når en medarbejder stopper.

Få et tilbud på projektetSe, hvordan det fungerer

I praksis

Viden forbliver i virksomheden

De hyppigste spørgsmål i virksomheder op til 100 medarbejdere handler om ting, nogen allerede har beskrevet: reklamationer, ferie, fakturakorrektioner, maskinkonfiguration. Svaret findes, det ligger blot i en to år gammel vedhæftet fil.

Vi implementerer søgning i jeres dokumenter og en chat, der angiver kilden, så medarbejderen selv kan verificere, om proceduren stadig er aktuel. Vi starter med én afdeling og nogle hundrede filer. Efter en måned fremgår det tydeligt, hvilke spørgsmål der gentager sig, og hvilke vejledninger der kræver opdatering.

Databasen vokser trinvist. Systemet koger gentagne beslutninger ned til konklusioner og vægter dem efter, om deres anvendelse gav en målbar effekt.

Selve teksten fylder typisk 5 MB, og databasen vokser til 1–8 GB, hvor der tilføjes grafik og instruktionsvideoer, der læses kontekstuelt.

Medarbejder- og kundedata forbliver på jeres konti. Vi fastlægger sammen med jer, hvem der har adgang, og hvem der er ansvarlig for opdatering af indholdet.

  • Sådan fungerer det

    Systemet indekserer jeres procedurer, instruktioner og notater, besvarer spørgsmål med en sætning fra den specifikke fil og viser siden, hvor den er hentet fra. Findes svaret ikke i dokumenterne, melder systemet det direkte frem for at gætte.

  • Hvad integreres den med

    Spørgsmål stilles der, hvor teamet allerede arbejder: i Slack, Teams eller i browseren. Datakilderne er filer fra SharePoint, Google Drev, Confluence og PDF-scanninger. Filerne forbliver på deres oprindelige placering, vi flytter dem ikke til et nyt system.

  • Hvem bestemmer

    Adgangsrettigheder afspejler dem på jeres drev: har man ikke adgang til HR-mappen, modtager man heller ingen svar derfra. Hvert spørgsmål og citeret dokument logges i et register, og indholdsejeren afgør, hvad der overhovedet indgår i databasen.

Problem

Spørger en ny medarbejder om det samme for tredje gang?

HEXART løsningen

HEXARTs videnschat svarer med et citat fra jeres procedure og et link til filen, så medarbejderen selv kan verificere kilden. Hvor teams deler viden frem for at gemme i private mapper, har vi målt en stigning i salgsproduktiviteten på 15–75%, afhængigt af branchen.

Se det på jeres egne dokumenter

Spørgsmål og svar

Ofte stillede spørgsmål

Skal dokumenterne flyttes til et nyt system?

Nej. Kilden er filer fra SharePoint, Google Drev, Confluence og scannede PDF-filer. De bliver liggende. Spørgsmål stilles der, hvor teamet allerede arbejder: i Slack, Teams eller browseren.

Hvordan ved man, at svaret er opdateret?

Systemet svarer med en sætning fra en konkret fil og viser siden, den stammer fra, så medarbejderen selv kan verificere, om proceduren stadig er aktuel. Findes svaret ikke i dokumenterne, melder systemet det direkte frem for at gætte.

Kan alle se samtlige dokumenter?

Nej. Rettighederne afspejler opsætningen på jeres eget drev: har man ikke adgang til HR-mappen, får man heller ingen svar derfra. Hvert spørgsmål og citeret dokument logges i et register, og indholdsejeren bestemmer, hvad der overhovedet indgår i vidensbasen.

Hvor starter man, og hvor stor er sådan en vidensbase?

Med én afdeling og nogle få hundrede filer. Efter en måned fremgår det tydeligt, hvilke spørgsmål der gentager sig, og hvilke instruktioner der bør opdateres. Selve teksten fylder typisk under 5 MB. Med grafik og instruktionsvideoer vokser basen til 1–8 GB.

Uforpligtende samtale

Book en workshop med Paul

Tredive minutter eller en fuld workshop, vælg frit. Reservér tid i kalenderen, bekræftelsen kommer med det samme.

Book et mødeForetrækker I at ringe? +48 662 016 430

Paul Lazniak

Grundlægger af HEXART

Kontakt

Lad os drøfte jeres projekt

Vi viser en fungerende løsning, før vi begynder at tale om den. Skriv, hvad I har brug for: film, en XR-verden, et AI-system eller en brandidentitet.

Skriv eller ring

Et par sætninger er nok: hvad der skal laves, hvornår og til hvem.

E-mail
biuro@hexart.pl
Telefon
+48 662 016 430
Adresse
Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia
Send en e-mailRing

Implementeringskatalog

Relaterede systemer og værktøjer

Se hele kataloget

  • Lokal vidensbase på server (RAG)

    Søg i kontrakter, teknisk dokumentation og korrespondance via chat, hvis virksomhedens politik forbyder cloud-løsninger. Model og indeks er placeret i jeres rackskab. Én maskine håndterer 5 til 20 samtidige forespørgsler inden for 100 til 1.000 ms. En ekstra server fordobler kapaciteten.

  • Automatisering af salgsprocessen

    Henvendelser kommer via formularer, e-mail og telefon, og svaret sendes først, når nogen har tid. Vi samler alt i ét flow: Systemet strukturerer henvendelserne og forbereder et udkast, sælgeren godkender og sender.

  • AI-assistent til virksomhedens e-mail

    Virksomhedens indbakke modtager ofte hundredvis af e-mails dagligt, men kun en håndfuld kræver egentlige beslutninger. Assistenten organiserer dem efter sag, tilknytter tidligere korrespondance og efterlader en kladde til gennemsyn. I vores implementeringer sparer en sælger typisk 40–90 minutter dagligt på denne måde.

  • AI-rådgivning og -implementering til virksomheder

    De færreste virksomheder har brug for en treårig AI-strategi; de behøver vished om, hvor de skal starte i dette kvartal. Vi gennemgår processerne, udpeger det område med hurtigst vej til målbare resultater og driver forløbet frem til en velfungerende løsning.

  • SEO-indholdsgenerator til bloggen

    Den viden, der skaber salg, findes hos jeres medarbejdere og ikke på bloggen, fordi ingen har en halv dag til at skrive en tekst. Vi indsamler den én gang, hvorefter systemet sammensætter kladder målrettet konkrete søgeord.