Creación del registro de herramientas de IA en la empresa antes del 2 de agosto de 2026

Compartimos lo que nosotros mismos comprobamos en implantaciones reales: gratis y sin asumir que su caso sea idéntico. En el segundo trimestre de 2026, cree un registro de herramientas de IA en una hoja de cálculo para saber, antes del 2 de agosto de 2026, qué sistemas requieren formación según el art. 4 y obligaciones de transparencia según el art. 50. Antes de empezar, prepare los accesos de inicio de sesión a Microsoft 365, Google Workspace y ChatGPT, y abra el texto del Reglamento 2024/1689.

Fase 1. Seis columnas del registro (15 minutos)

Abra Google Sheets y nombre la hoja Registro de IA. En la fila 1 inserte los encabezados: Nombre de la herramienta, Proveedor, Finalidad de uso, Categoría de riesgo, Datos de entrada, Fecha de revisión. Seleccione la fila 1 y haga clic en Datos > Crear un filtro. Seleccione la columna F, haga clic en Formato > Número > Fecha y escriba 2026-08-02 en la celda F2. Nombre la segunda hoja Compra de API para separar las herramientas listas para usar de los sistemas desarrollados internamente.

AIImagen generada por IA.

Fase 2. Registrar herramientas y asignar roles (40 minutos)

En la columna A incluya ChatGPT Team, Microsoft 365 Copilot, Google Workspace Gemini y el asistente de su CRM. En la columna C especifique la finalidad, por ejemplo "borradores de respuestas a clientes" o "resúmenes de reuniones". En la columna D marque SaaS listo para usar, deployer, ya que la empresa utiliza una herramienta bajo marca ajena y no comercializa un sistema propio. Si un departamento utiliza una API para crear un producto con marca propia, regístrelo en la hoja Compra de API como provider y vuelva a la clasificación tras consultar al proveedor con el calendario de la Comisión.

Fase 3. Asignar plazos y obligaciones de los arts. 4 y 50 (25 minutos)

En la columna F escriba 2026-08-02 para las filas con SaaS listo para usar, fecha en la que entra en vigor el art. 50 de la AI Act sobre transparencia. Añada una nota para cada empleado recordando que el art. 4 de la AI Act sobre competencias rige desde el 2 de febrero de 2025. Marque en rojo las herramientas de selección y evaluación de personal como alto riesgo y añada un comentario sobre la necesidad de verificar los arts. 26–27 y actualizar la EIPD/RGPD. Recuerde que el reglamento es directamente aplicable, por lo que el registro constituye una prueba interna independientemente de la legislación nacional.

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Resolución de incidencias

Los tres errores más frecuentes: el registro no incluye fecha de revisión, se confunden los roles de deployer y provider, y falta el estado de la formación. Deshaga una entrada concreta con Editar > Deshacer y recupere toda la hoja mediante Archivo > Historial de versiones. Si no puede determinar el rol, indique en la hoja el estado "pendiente de definir con el proveedor antes del 30.06.2026" y envíe el comentario al responsable del proceso.

Completar este registro requiere 90 minutos en la primera fase. Para una empresa de 30 personas, supone ahorrar unas 4 horas al mes en consultas sobre el uso de herramientas y el etiquetado de contenidos. Bastan tres métricas de seguimiento: número de herramientas clasificadas, porcentaje de empleados formados y contratos con proveedores pendientes de revisión. Con tener la hoja de cálculo completa antes del 2 de agosto de 2026, dispondrá de una base sólida para revisar los contratos de proveedores.