Liiketoiminta ja käyttöönotot20:12
Tekoälytyökalujen rekisterin perustaminen yrityksessä ennen 2. elokuuta 2026
AI Act käsittelee Copilotia, Geminiä ja ChatGPT:tä käyttävää yritystä käyttöönottajana. Näytän, miten perustat tekoälytyökalujen rekisterin, määrität roolit ja suunnittelet koulutuksen 90 minuutissa.
Kuuntele artikkelin tiivistelmä
Synteettinen ääni.Jaamme sen, minkä olemme itse todenneet käyttöönottoprojekteissa: maksutta ja olettamatta, että tilanteesi on identtinen. Perusta tekoälytyökalujen rekisteri taulukkolaskentaan vuoden 2026 toisella neljänneksellä, jotta tiedät ennen 2. elokuuta 2026, mitä järjestelmiä koskevat 4 artiklan mukainen koulutus ja 50 artiklan mukaiset avoimuusvelvoitteet. Valmistele ennen aloittamista luettelo Microsoft 365-, Google Workspace- ja ChatGPT-kirjautumisista ja avaa asetuksen 2024/1689 teksti.
Vaihe 1. Rekisterin kuusi saraketta (15 minuuttia)
Avaa Google Sheets ja nimeä taulukko nimellä Rejestr AI. Kirjoita riville 1 otsikot: Työkalun nimi, Toimittaja, Käyttötarkoitus, Riskiluokka, Syötetiedot, Tarkistuspäivämäärä. Valitse rivi 1 ja napsauta Tiedot > Luo suodatin. Valitse sarake F, napsauta Muotoile > Numero > Päivämäärä ja kirjoita soluun F2 2026-08-02. Nimeä toinen välilehti nimellä Zakup API erottaaksesi valmiit työkalut sisäisesti rakennetuista järjestelmistä.
Vaihe 2. Kirjaa työkalut ja määritä rooli (40 minuuttia)
Kirjoita sarakkeeseen A ChatGPT Team, Microsoft 365 Copilot, Google Workspace Gemini ja CRM-avustaja. Määritä sarakkeessa C käyttötarkoitus, esimerkiksi "asiakasvastausten luonnokset" tai "kokouskoosteet". Valitse sarakkeessa D valmis SaaS, käyttöönottaja, koska yritys käyttää työkalua toisen brändin alla eikä myy omaa järjestelmää. Jos osasto ottaa käyttöön rajapinnan ja rakentaa tuotteen omalla nimellään, kirjaa se Zakup API -välilehdelle tarjoajaksi ja palaa luokitteluun toimittajakeskustelun jälkeen komission aikataulun mukaisesti.
Vaihe 3. Kytke määräajat ja 4 sekä 50 artiklan velvoitteet (25 minuuttia)
Kirjoita sarakkeeseen F 2026-08-02 valmiin SaaS-ratkaisun riveille, koska silloin alkaa AI Act -asetuksen 50 artiklan avoimuusvelvoitteiden soveltaminen. Lisää jokaisen työntekijän kohdalle huomautus siitä, että osaamista koskeva AI Act -asetuksen 4 artikla on voimassa jo 2. helmikuuta 2025 alkaen. Merkitse rekrytointiin ja työntekijöiden arviointiin käytettävät työkalut punaisella korkeaksi riskiksi ja lisää kommenttiin tarve tarkistaa artiklat 26–27 sekä päivittää DPIA/GDPR. Muista, että asetus on suoraan sovellettavaa oikeutta, joten rekisteri toimii sisäisenä todisteena kansallisesta lainsäädännöstä riippumatta.
Kun jokin meni pieleen
Kolme yleisintä pullonkaulaa: rekisteristä puuttuu tarkistuspäivämäärä, käyttöönottajan ja tarjoajan rooli sekoitetaan keskenään ja koulutuksen tila puuttuu. Kumoa yksittäinen merkintä valitsemalla Muokkaa > Kumoa ja palauta koko taulukko valitsemalla Tiedosto > Versiohistoria. Jos et osaa määrittää roolia, merkitse taulukkoon tilaksi "selvitettävä toimittajan kanssa 30.06.2026 mennessä" ja lähetä kommentti prosessin omistajalle.
Tämä rekisteri vie ensimmäisellä kerralla 90 minuuttia. 30 hengen yrityksessä se säästää yleensä 4 tuntia kuukaudessa aikaa kysymyksiltä siitä, saako tiettyä työkalua käyttää ja pitääkö sisältö merkitä. Seurantamittareiksi riittää kolme lukua: luokiteltujen työkalujen määrä, koulutettujen työntekijöiden osuus ja tarkistettavien toimittajasopimusten määrä. Riittää, että taulukon rivit ovat valmiina ennen 2. elokuuta 2026, jolloin sinulla on lähtökohta toimittajasopimusten läpikäynnille.
Lähdemateriaalit
Materiaaleja, joihin viittasimme kirjoittaessamme. Yllä oleva teksti on omamme. Nämä sivustot eivät vastaa sen sisällöstä eivätkä ole sitä valtuuttaneet.
