Telefon og kalender
Voicebot, der booker og bekræfter aftaler
Booking og flytning af aftaler tager en stor del af receptionens dag, og alligevel bliver ikke alle opkald besvaret. En voicebot ringer tilbage til dem, der har efterladt deres nummer, foreslår ledige tider og booker den aftalte tid.
I praksis
Hvem tager telefonen, når receptionen er optaget
Voicebotten håndterer den del af opkaldene, der handler om at fastlægge dato og tidspunkt. Den indleder med at oplyse, at samtalepartneren taler med en stemmeassistent. Det kræver AI Act, og derudover er det mest ærligt.
Derefter spørger den om en foretrukken dag, læser ledige tider op fra kalenderen og sender en sms med en bekræftelse efter aftalen. Hvis samtalepartneren vil reklamere over en service, forhandle pris eller foretrækker et menneske, viderestilles opkaldet til teamet.
Vi ringer udelukkende til personer, der selv har efterladt deres nummer og givet samtykke til kontakt. I bestemmer antallet af opkaldsforsøg og tidspunktet på dagen. Receptionen sparer i vores implementeringer typisk 1–2 timer dagligt, primært på flytning af aftaler.
Sådan fungerer det
I starten af samtalen oplyser assistenten, at den er en automatisering, og spørger, om den må fortsætte. Den foreslår udelukkende reelt ledige tider, bekræfter aftalen via sms og stiller om til en medarbejder ved anmodning herom.
Hvad integreres den med
Den læser og opretter aftaler i den kalender, I anvender: Google Calendar, Microsoft 365 eller klinikkens eget bookingsystem. En optaget tid forsvinder med det samme fra udvalget, så receptionen og botten arbejder i samme, opdaterede tidsplan.
Hvem bestemmer
Vi ringer kun til numre med samtykke til telefonisk kontakt, med en grænse for antal forsøg fastsat af jer og et definitivt stop efter det andet ubesvarede opkald. Optagelse og transskription gemmes i jeres system, så det altid er muligt at kontrollere aftalerne.
Problem
Kan receptionen ikke følge med telefonopkaldene?
HEXART løsningen
Voicebotten håndterer samtaler om tidsbestilling: ringer tilbage, foreslår ledige tider og bekræfter via sms. Reklamationer, forhandlinger og enhver anmodning om en medarbejder viderestilles til teamet og noteres i kalenderen.
Hør et eksempel på en samtaleSpørgsmål og svar
Ofte stillede spørgsmål
Oplyser voicebotten, at den er en robot?
Ja, den indleder med denne sætning og spørger, om den må fortsætte. Det kræver AI Act, og det er desuden mere ærligt.
Hvem ringer voicebotten til?
Udelukkende til personer, der selv har oplyst deres nummer og givet samtykke til telefonisk kontakt. I fastsætter antallet af forsøg og tidspunktet på dagen, og efter det andet ubesvarede opkald stoppes der definitivt.
Hvad sker der, når kunden ønsker at tale med et menneske?
Opkaldet viderestilles til teamet. Det samme gælder ved reklamationer og prisforhandlinger. Voicebotten tager sig af den del af opkaldene, der udelukkende handler om at fastlægge dato og klokkeslæt.
Hvilke kalendersystemer integreres der med?
Det system, I allerede bruger: Google Calendar, Microsoft 365 eller jeres eget bookingsystem. En optaget tid fjernes straks fra oversigten over ledige tider, så receptionen og botten arbejder i samme, opdaterede tidsplan.
Uforpligtende samtale
Book en workshop med Paul
Tredive minutter eller en fuld workshop, vælg frit. Reservér tid i kalenderen, bekræftelsen kommer med det samme.
Paul Lazniak
Grundlægger af HEXART
- Møde altid med den samme person
- 30 min · 90 min · 15 min
- biuro@hexart.pl
- +48 662 016 430
Kontakt
Lad os drøfte jeres projekt
Vi viser en fungerende løsning, før vi begynder at tale om den. Skriv, hvad I har brug for: film, en XR-verden, et AI-system eller en brandidentitet.
Skriv eller ring
Et par sætninger er nok: hvad der skal laves, hvornår og til hvem.
- biuro@hexart.pl
- Telefon
- +48 662 016 430
- Adresse
- Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia