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Réserver un créneau

Téléphone et calendrier

Un voicebot qui planifie et confirme les créneaux

La prise et le report de rendez-vous occupent une grande partie de la journée de l'accueil, et certains appels restent sans réponse. Le voicebot rappelle les contacts ayant laissé leur numéro, propose les créneaux disponibles et enregistre le créneau convenu.

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En pratique

Qui répond quand l'accueil est déjà en ligne

Le voicebot prend en charge les appels destinés à convenir d'une date et d'une heure. Il commence par préciser que l'interlocuteur parle à un assistant vocal. L'AI Act l'impose, et la transparence est de mise.

Il demande ensuite le jour souhaité, consulte les disponibilités de l'agenda et, après confirmation, envoie un récapitulatif par SMS. Si l'interlocuteur souhaite faire une réclamation, négocier un tarif ou parler à un humain, l'appel est transféré à l'équipe.

Nous appelons uniquement les personnes ayant laissé leurs coordonnées et leur accord. Vous fixez le nombre de tentatives et les plages horaires. Nos clients constatent en moyenne 1–2 heures gagnées chaque jour par l'accueil, surtout sur les reports de rendez-vous.

  • Fonctionnement

    Dès le début de l'appel, l'assistant précise qu'il s'agit d'un automate et demande l'autorisation de poursuivre. Il propose uniquement des créneaux réellement disponibles, confirme le rendez-vous par SMS et transfère l'appel en cas de demande d'un collaborateur humain.

  • Intégrations

    Lit et écrit directement dans votre calendrier habituel : Google Calendar, Microsoft 365 ou votre logiciel de réservation de cabinet. Un créneau réservé disparaît immédiatement des propositions, permettant à l'accueil et au bot d'opérer sur le même planning à jour.

  • Contrôle

    Nous appelons uniquement les numéros ayant consenti au contact téléphonique, avec une limite de tentatives définie par vos soins et un arrêt systématique après deux appels sans réponse. L'enregistrement et la transcription restent dans votre système pour assurer la traçabilité.

Problème

Votre accueil ne parvient plus à traiter tous les appels entrants ?

Solution HEXART

Le voicebot gère les échanges liés aux rendez-vous : il rappelle, propose des créneaux disponibles et confirme par SMS. Il transfère les réclamations, les négociations et toute demande d'interlocuteur humain à votre équipe, tout en consignant l'action dans le calendrier.

Écouter un exemple de conversation

Questions et réponses

Questions fréquentes

Le voicebot précise-t-il qu'il est un automate ?

Oui. Il commence par cette annonce et demande l'autorisation de poursuivre. C'est une obligation fixée par l'AI Act, en plus d'être une démarche transparente.

Qui le voicebot appelle-t-il ?

Uniquement les personnes ayant expressément transmis leur numéro avec leur accord pour être contactées. Vous fixez le nombre de tentatives et les plages horaires, avec un arrêt automatique après deux appels infructueux.

Que se passe-t-il si l'interlocuteur demande à parler à un humain ?

L'appel est transféré à l'équipe. Il en va de même pour les réclamations ou les négociations tarifaires. Le voicebot traite uniquement la partie des appels consacrée à la fixation d'une date et d'une heure.

Avec quels calendriers le système est-il compatible ?

Avec l'outil que vous utilisez déjà : Google Calendar, Microsoft 365 ou votre logiciel de gestion de cabinet. Dès qu'un créneau est réservé, il est retiré des disponibilités en temps réel, garantissant un planning synchronisé entre votre accueil et le bot.

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Paul Lazniak

Fondateur de HEXART

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