Telefone e calendário
Voicebot que agenda e confirma marcações
Agendar e reagendar marcações consome grande parte do dia da receção, e nem todas as chamadas são atendidas. O voicebot devolve a chamada a quem deixou o contacto, sugere horários disponíveis e regista a data definida.
Na prática
Quem atende quando a receção está ocupada
O voicebot assume as chamadas focadas em marcar dia e hora. Começa por informar que o interlocutor fala com um assistente de voz. É uma exigência do AI Act e uma abordagem transparente.
Pergunta o dia pretendido, consulta as vagas no calendário e, após confirmação, envia uma mensagem de resumo por SMS. Se o cliente pretender fazer uma reclamação, negociar preços ou falar com uma pessoa, a chamada é transferida para a equipa.
Contactamos apenas quem forneceu o número e deu consentimento para o contacto. O número de tentativas e os horários são definidos por si. Nas nossas implementações, a receção poupa geralmente 1–2 horas por dia, sobretudo em reagendamentos.
Como funciona
No início da chamada, o assistente indica que é um sistema automatizado e pergunta se pode prosseguir. Sugere apenas horários realmente disponíveis, confirma a marcação por SMS e transfere a chamada se for solicitado apoio humano.
Com o que se integra
Lê e escreve no calendário que utiliza: Google Calendar, Microsoft 365 ou sistema de agendamento de clínica. O horário ocupado desaparece imediatamente da lista de opções, para que a receção e o bot trabalhem na mesma agenda atualizada.
Quem decide
Ligamos apenas para números com consentimento para contacto telefónico, com um limite de tentativas definido por si e corte definitivo após a segunda chamada não atendida. A gravação e a transcrição ficam no seu sistema, permitindo verificar o que foi acordado.
Problema
A receção não dá resposta a todas as chamadas?
Solução HEXART
O voicebot assume as chamadas sobre horários: devolve chamadas, sugere vagas, confirma por SMS. Transfere reclamações, negociações e qualquer pedido de operador humano para a equipa, registando tudo no calendário.
Ouça uma chamada de exemploPerguntas e respostas
Perguntas frequentes
O voicebot avisa que é um sistema automatizado?
Sim, começa com essa frase e pergunta se pode continuar. O AI Act exige-o e, acima de tudo, é mais transparente.
Para quem liga o voicebot?
Apenas para pessoas que forneceram o número e consentimento para contacto telefónico. O número de tentativas e o horário são definidos por si, havendo corte definitivo após a segunda chamada não atendida.
O que acontece quando o interlocutor quer falar com um humano?
A chamada é transferida para a equipa. O mesmo procedimento aplica-se a reclamações e negociações de valores. O voicebot trata da parte das chamadas destinada à definição de data e hora.
Com que calendário funciona?
Com o que já utiliza: Google Calendar, Microsoft 365 ou sistema de agendamento de clínica. O horário ocupado desaparece de imediato da lista de opções, para que a receção e o bot trabalhem na mesma agenda atualizada.
Conversa sem compromisso
Agendar workshop com Paul
Trinta minutos ou um workshop completo, a escolha é sua. Reserve a data no calendário e receba a confirmação de imediato.
Paul Lazniak
Fundador da HEXART
- Reunião sempre com a mesma pessoa
- 30 min · 90 min · 15 min
- biuro@hexart.pl
- +48 662 016 430
Contacto
Fale-nos sobre o seu projeto
Mostramos soluções funcionais antes de as apresentar. Indique o que procura: vídeo, mundo XR, sistema de IA ou identidade de marca.
Escreva ou ligue
Basta indicar em poucas frases: o que pretende criar, para quando e para quem.
- biuro@hexart.pl
- Telefone
- +48 662 016 430
- Morada
- Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia