Telefon i kalendarz
Voicebot, który umawia i potwierdza terminy
Umawianie i przekładanie wizyt zajmuje recepcji sporą część dnia, a i tak nie każdy telefon zostaje odebrany. Voicebot oddzwania do osób, które zostawiły numer, proponuje wolne okienka i zapisuje ustalony termin.
W praktyce
Kto odbiera, gdy recepcja rozmawia
Voicebot obsługuje tę część telefonów, która sprowadza się do ustalenia daty i godziny. Zaczyna od zdania, że rozmówca rozmawia z asystentem głosowym. Wymaga tego AI Act, a poza tym tak jest uczciwiej.
Dalej pyta o preferowany dzień, czyta wolne terminy z kalendarza i po potwierdzeniu wysyła SMS z podsumowaniem. Jeśli rozmówca chce reklamować usługę, negocjować cenę albo woli człowieka, połączenie idzie do zespołu.
Dzwonimy wyłącznie do osób, które same zostawiły numer i zgodę na kontakt. Liczbę prób i porę dnia ustalacie Wy. Recepcja odzyskuje w naszych wdrożeniach zwykle 1–2 godziny dziennie, głównie na przekładaniu wizyt.
Jak działa
Na początku rozmowy asystent mówi, że jest automatem, i pyta, czy może kontynuować. Proponuje wyłącznie realnie wolne okienka, potwierdza ustalenie SMS-em, a przy prośbie o kontakt z pracownikiem przekazuje połączenie dalej.
Z czym się łączy
Czyta i zapisuje w kalendarzu, którego używacie: Google Calendar, Microsoft 365 albo system rezerwacji gabinetu. Zajęty termin znika z puli propozycji od razu, więc recepcja i bot pracują na tym samym, aktualnym grafiku.
Kto decyduje
Dzwonimy tylko na numery ze zgodą na kontakt telefoniczny, z limitem prób, który ustalacie Wy, i twardym końcem po drugim nieodebranym połączeniu. Nagranie i transkrypcja zostają w Waszym systemie, żeby dało się sprawdzić, co ustalono.
Problem
Recepcja nie nadąża z odbieraniem telefonów?
Rozwiązanie HEXART
Voicebot bierze na siebie rozmowy o terminach: oddzwania, proponuje wolne godziny, potwierdza SMS-em. Reklamacje, negocjacje i każdą prośbę o człowieka przełącza do zespołu i odnotowuje w kalendarzu.
Posłuchaj przykładowej rozmowyPytania i odpowiedzi
Najczęstsze pytania
Czy voicebot mówi, że jest automatem?
Tak, zaczyna od tego zdania i pyta, czy może kontynuować. Wymaga tego AI Act, a poza tym tak jest uczciwiej.
Do kogo voicebot dzwoni?
Wyłącznie do osób, które same zostawiły numer i zgodę na kontakt telefoniczny. Liczbę prób i porę dnia ustalacie Wy, a po drugim nieodebranym połączeniu jest twardy koniec.
Co się dzieje, gdy rozmówca chce rozmawiać z człowiekiem?
Połączenie idzie do zespołu. Tak samo przy reklamacji i negocjowaniu ceny. Voicebot obsługuje tę część telefonów, która sprowadza się do ustalenia daty i godziny.
Z jakim kalendarzem to działa?
Z tym, którego używacie: Google Calendar, Microsoft 365 albo system rezerwacji gabinetu. Zajęty termin znika z puli propozycji od razu, więc recepcja i bot pracują na tym samym, aktualnym grafiku.
Rozmowa bez zobowiązań
Umów warsztat z Paulem
Trzydzieści minut albo pełny warsztat, sam wybierz. Termin rezerwujesz w kalendarzu, potwierdzenie przychodzi od razu.
Paul Lazniak
Założyciel HEXART
- Spotkanie zawsze z tą samą osobą
- 30 min · 90 min · 15 min
- biuro@hexart.pl
- +48 662 016 430
Kontakt
Porozmawiajmy o Waszym projekcie
Pokażemy działającą rzecz, zanim zaczniemy o niej opowiadać. Napisz, czego potrzebujecie: film, świat XR, system AI albo identyfikację marki.
Napisz albo zadzwoń
Kilka zdań wystarczy: co ma powstać, na kiedy i dla kogo.
- biuro@hexart.pl
- Telefon
- +48 662 016 430
- Adres
- Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia