Telefon og kalender
Talebot som avtaler og bekrefter avtaler
Booking og flytting av timer tar mye av dagen for resepsjonen, og likevel rekker man ikke alle anrop. Taleboten ringer tilbake til de som har lagt igjen nummeret, foreslår ledige tidspunkter og registrerer den avtalte tiden.
I praksis
Hvem svarer når resepsjonen er opptatt
Taleboten håndterer samtalene som handler om å avtale dato og klokkeslett. Den starter med å opplyse om at innringeren snakker med en stemmeassistent. Dette kreves av AI Act, og er dessuten mest redelig.
Deretter spør den om ønsket dag, leser opp ledige tider fra kalenderen og sender en SMS med bekreftelse. Dersom innringeren vil klage på en tjeneste, forhandle om pris eller heller snakke med et menneske, settes samtalen over til teamet.
Vi ringer kun til personer som selv har lagt igjen nummer og samtykke til kontakt. Dere bestemmer antall forsøk og tidspunkt på dagen. Resepsjonen sparer vanligvis 1–2 timer daglig i våre prosjekter, primært på flytting av timer.
Slik fungerer det
Ved starten av samtalen opplyser assistenten om at den er en automat, og spør om tillatelse til å fortsette. Den foreslår kun reelt ledige tider, bekrefter avtalen via SMS, og setter over samtalen ved ønske om kontakt med en medarbeider.
Hva den integreres med
Den leser og registrerer i kalenderen dere allerede bruker: Google Calendar, Microsoft 365 eller klinikkens eget bookingsystem. En opptatt time forsvinner umiddelbart fra listen over forslag, slik at resepsjonen og boten jobber i samme, oppdaterte timeplan.
Hvem bestemmer
Vi ringer kun til numre med samtykke til telefonkontakt, med en grense for antall forsøk som dere fastsetter, og en fast stopp etter to ubesvarte anrop. Opptak og transkripsjon lagres i systemet deres, slik at alt som er avtalt kan etterprøves.
Problem
Klarer ikke resepsjonen å ta unna alle innkommende anrop?
HEXARTs løsning
En voicebot håndterer samtaler om timebestilling: ringer tilbake, foreslår ledige tider og bekrefter via SMS. Reklamasjoner, forhandlinger og alle henvendelser som krever et menneske, settes over til teamet og registreres i kalenderen.
Hør et samtaleeksempelSpørsmål og svar
Ofte stilte spørsmål
Opplyser voiceboten om at den er en robot?
Ja, den åpner med denne opplysningen og spør om tillatelse til å fortsette. Dette kreves av AI Act, og er dessuten mest redelig.
Hvem ringer voiceboten til?
Utelukkende til personer som selv har lagt igjen telefonnummer og gitt samtykke til telefonkontakt. Dere bestemmer antall forsøk og tidspunkt på dagen, og etter to ubesvarte anrop avsluttes forsøkene automatisk.
Hva skjer når innringeren ønsker å snakke med et menneske?
Samtalen settes over til teamet. Det samme gjelder ved reklamasjoner og prisforhandlinger. Voiceboten håndterer den delen av anropene som gjelder fastsettelse av dato og klokkeslett.
Hvilke kalendersystemer fungerer løsningen med?
Løsningen kobles til systemet dere allerede bruker: Google Calendar, Microsoft 365 eller journalsystemets timebestilling. Et opptatt tidspunkt fjernes umiddelbart fra listen over ledige timer, slik at resepsjonen og boten alltid arbeider i samme, oppdaterte kalender.
Uforpliktende samtale
Book en workshop med Paul
Tretti minutter eller full workshop, velg det som passer best. Velg tidspunkt direkte i kalenderen, bekreftelsen kommer umiddelbart.
Paul Lazniak
Grunnlegger av HEXART
- Møt alltid samme person
- 30 min · 90 min · 15 min
- biuro@hexart.pl
- +48 662 016 430
Kontakt
La oss diskutere prosjektet deres
Vi demonstrerer en fungerende løsning før vi går inn på detaljene. Send en melding om hva dere trenger: film, XR-miljø, AI-system eller merkevareidentitet.
Send en melding eller ring
Noen få setninger holder: hva som skal lages, til når og for hvem.
- E-post
- biuro@hexart.pl
- Telefon
- +48 662 016 430
- Adresse
- Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia