Telefoon en agenda
Voicebot die afspraken plant en bevestigt afspraken
Het plannen en verzetten van afspraken kost de receptie een aanzienlijk deel van de dag, terwijl niet elk gesprek kan worden aangenomen. De voicebot belt terug naar contactpersonen die een nummer hebben achtergelaten, stelt beschikbare tijdsloten voor en legt de afspraak vast.
In de praktijk
Wie neemt er op wanneer de receptie in gesprek is
De voicebot handelt de oproepen af die neerkomen op het prikken van een datum en tijdstip. Hij begint met de melding dat de beller spreekt met een stemassistent. Dat verplicht de AI Act, en het is bovendien transparanter.
Vervolgens vraagt hij naar de gewenste dag, leest de vrije opties uit de agenda voor en stuurt na bevestiging een sms met een overzicht. Wil de beller een klacht indienen, onderhandelen over prijzen of liever een medewerker spreken, dan schakelt de bot direct door naar het team.
We bellen uitsluitend personen die zelf hun nummer en toestemming voor contact hebben achtergelaten. U bepaalt het aantal pogingen en het tijdstip. De receptie bespaart bij onze implementaties doorgaans 1–2 uur per dag, vooral op het verzetten van afspraken.
Hoe het werkt
Aan het begin van het gesprek geeft de assistent aan een geautomatiseerd systeem te zijn en vraagt of hij mag doorgaan. Hij stelt alleen daadwerkelijk beschikbare tijdvakken voor, bevestigt de afspraak via sms en schakelt door zodra iemand om een medewerker vraagt.
Waarmee het integreert
Leest en schrijft direct in uw agenda: Google Calendar, Microsoft 365 of het boekingssysteem van uw praktijk. Een gereserveerd tijdslot verdwijnt meteen uit de opties, zodat receptie en bot met hetzelfde, actuele rooster werken.
Wie beslist
We bellen uitsluitend nummers met toestemming voor telefonisch contact, met een door u bepaald maximumaantal pogingen en een definitieve stop na twee onbeantwoorde oproepen. De opname en transcriptie blijven in uw systeem om gemaakte afspraken te verifiëren.
Probleem
Kan de receptie de inkomende oproepen niet meer aan?
HEXART oplossing
De voicebot neemt gesprekken over afspraken over: hij belt terug, stelt beschikbare tijden voor en bevestigt per sms. Klachten, onderhandelingen en elk verzoek om een medewerker worden doorverbonden naar het team en genoteerd in de agenda.
Beluister een voorbeeldgesprekVeelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Meldt de voicebot dat het een geautomatiseerd systeem is?
Ja, hij begint met die mededeling en vraagt toestemming om door te gaan. Dit is verplicht volgens de AI Act en bovendien transparanter.
Wie belt de voicebot?
Uitsluitend personen die zelf hun nummer en toestemming voor telefonisch contact hebben achtergelaten. U bepaalt het aantal pogingen en het tijdstip. Na de tweede onbeantwoorde oproep stopt het proces direct.
Wat gebeurt er als de beller met een medewerker wil spreken?
De oproep wordt doorgeschakeld naar het team. Dat gebeurt ook bij klachten en prijsonderhandelingen. De voicebot handelt uitsluitend de gesprekken af die gaan over het plannen van een datum en tijdstip.
Met welke agenda werkt dit?
Met uw huidige systeem: Google Calendar, Microsoft 365 of uw eigen reserveringssysteem. Een geboekt tijdslot verdwijnt direct uit de beschikbare opties. Zo werken de receptie en de bot altijd in dezelfde, actuele planning.
Vrijblijvend gesprek
Plan een workshop met Paul
Dertig minuten of een volledige workshop, de keuze is aan u. Reserveer direct een moment in de agenda en ontvang meteen een bevestiging.
Paul Lazniak
Oprichter van HEXART
- Gesprek altijd met dezelfde persoon
- 30 min · 90 min · 15 min
- biuro@hexart.pl
- +48 662 016 430
Contact
Bespreek uw project met ons
We tonen een werkende oplossing voordat we erover uitweiden. Geef aan wat u nodig heeft: film, een XR-wereld, een AI-systeem of merkidentiteit.
Schrijf of bel ons
Enkele zinnen volstaan: wat er moet komen, voor wanneer en voor wie.
- biuro@hexart.pl
- Telefoon
- +48 662 016 430
- Adres
- Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia