Creazione del registro degli strumenti AI in azienda prima del 2 agosto 2026

Condividiamo ciò che abbiamo verificato direttamente nelle implementazioni: gratuitamente e senza presupporre che il vostro caso sia identico. Nel secondo trimestre del 2026 create un registro degli strumenti AI su un foglio di calcolo, per sapere prima del 2 agosto 2026 quali sistemi sono soggetti alla formazione prevista dall'art. 4 e agli obblighi di trasparenza dell'art. 50. Prima di iniziare, preparate l'elenco degli accessi a Microsoft 365, Google Workspace e ChatGPT, e aprite il testo del regolamento 2024/1689.

Fase 1. Sei colonne del registro (15 minuti)

Aprite Google Fogli e nominate il foglio Registro AI. Nella riga 1 inserite le intestazioni: Nome strumento, Fornitore, Scopo di utilizzo, Categoria di rischio, Dati di input, Data di revisione. Selezionate la riga 1 e cliccate su Dati > Crea un filtro. Selezionate la colonna F, cliccate su Formato > Numero > Data e inserite 2026-08-02 nella cella F2. Nominate il secondo foglio Acquisto API, per separare gli strumenti pronti dai sistemi sviluppati internamente.

AIImmagine generata dall'IA.

Fase 2. Inserimento degli strumenti e definizione del ruolo (40 minuti)

Nella colonna A inserite ChatGPT Team, Microsoft 365 Copilot, Google Workspace Gemini e l'assistente del CRM. Nella colonna C indicate lo scopo, ad esempio "bozze di risposte ai clienti" o "riassunti delle riunioni". Nella colonna D selezionate SaaS pronto, deployer, poiché l'azienda utilizza uno strumento con marchio altrui senza vendere un proprio sistema. Se un reparto utilizza API e realizza un prodotto con il proprio marchio, inseritelo nel foglio Acquisto API come provider e tornate alla classificazione dopo il confronto con il fornitore in base alla tabella di marcia della Commissione.

Fase 3. Colleghi scadenze e obblighi dell'art. 4 e dell'art. 50 (25 minuti)

Nella colonna F inserite 2026-08-02 per le righe relative ai SaaS pronti, data in cui si applicherà l'art. 50 dell'AI Act sulla trasparenza. Nella nota relativa a ciascun dipendente, specificate che l'art. 4 dell'AI Act sulle competenze è in vigore già dal 2 febbraio 2025. Contrassegnate in rosso come alto rischio gli strumenti per la selezione e la valutazione del personale, e indicate nel commento la necessità di verificare gli art. 26–27 e aggiornare la DPIA/GDPR. Il regolamento è direttamente applicabile, pertanto il registro costituisce una prova interna a prescindere dalla legge nazionale.

AIImmagine generata dall'IA.

Risoluzione dei problemi

Tre criticità frequenti: assenza della data di revisione, confusione sul ruolo di deployer/provider e mancata indicazione dello stato della formazione. Annullate una singola voce tramite Modifica > Annulla e ripristinate l'intero foglio da File > Cronologia versioni. Se non potete valutare il ruolo, inserite nel foglio lo stato "da definire con il fornitore entro il 30.06.2026" e inviate un commento al responsabile del processo.

Questo registro richiede 90 minuti alla prima impostazione. Per un'azienda di 30 persone, significa circa 4 ore al mese risparmiate su domande relative all'uso consentito degli strumenti e alla marcatura dei contenuti. Per gli indicatori bastano tre parametri: numero di strumenti classificati, percentuale di dipendenti formati e numero di contratti con i fornitori da revisionare. Completate tutte le righe del foglio prima del 2 agosto 2026 per disporre di una base operativa per la revisione contrattuale.